MS-ACCESS

 

एम एस एक्सेस

एम एस एक्सेस एक डेटाबेस साॅफ्टवेयर है जिसकी मदद से हम डाटा एंट्रीं का अपना खुद का प्रोग्राम बना सकते है ।

एम एस एक्सेस को खोलने के लिए

Start > All programs> Microsoft Office> Microsoft Access > Enter

यहाँ Blank Database को सेलेक्ट करेंगे उसके बाद दायां साईड  में browse में Click करेंगे . Dialog box आएगा उसमें से किसी भी ड्राइव को सेलेक्ट करेगे तथा फाइल नाम देगे तथा save as type में 2002-2003(.mdb)  के फारमेट में या 2007(.accdb)  के फारमेंट में सेलेक्ट करेगे उसके बाद ok फिर create  पर Click करेगे।

टेबल बनाना

एम एस एक्सेस में डाटा को स्टोर करने के लिए टेबिल का निर्माण करना होता है। टेबिल डेटाबेस फाईल के अंदर होती है। एक डाटाबेस फाईल के अंदर एक से अधिक टेबिल हो सकती है। टेबिल का निर्माण रो एवं काॅलम से मिलकर होता है। फील्ड में डाटा टाईप को सेट किया जाता है। 

इसमें टेबिल को यूजर के द्वारा डिजाइन किया जाता है इसमें फील्ड का नाम देते है। और उसके डाटा टाईप को सिलेक्ट करते है। और उस फील्ड की प्राॅपर्टी को सेट करते है। 

table1 > Right Click> Design view >Table Name (Student ) > Ok

डाटा की प्रकृति के आधार पर डाटा कई प्रकार का होता है। एम एस एक्सेस में डाटा टाईप निम्न प्रकार के होते है।

Text- इस प्रकार के डाटा में गणितीय गणनायें नहीं की जा सकती है। इसकी रेंज 0 जव 255 अक्षर की होती है। अर्थात् इस डाटा टाईप कंे फील्ड में अधिकतम 255 अक्षर लिखे जा सकते है। 

Number- इस प्रकार के डाटा में गणितीये गणनायें की जा सकती है। इसके फील्ड में नंबर को स्टोर किया जाता है। 

Date and Time- इसमें डेट एवं समय को स्टोर किया जाता है । 

Curency- इस प्रकार के डाटा में करंसी, पैसा को स्टोर किया जाता है। इसमें गणितीय गणनायें भी कर सकते है।

Memo- यह एक विशेष प्रकार का डाटा टाईप है। इसके टैक्सट को स्टोर करने की कोई सीमा नहीं होती है। इसका प्रयोग तब किया जाता है। जब किसी के बारे में ज्यादा जानकारी स्टोर करनी हो।

OLE- इसका पूरा नाम Object Linking Enbedding  है।  इसके किसी भी फाईल को लिंक कराया जा सकता है। 

Logical- इसमें लाॅजिकल डाटा को स्टोर किया जाता है। जिसके केवल दो आॅपशन होते है। yes/no,true/false,on/off.

Auto number-इस डाटा टाईप से सीरियल नंबर अपने आप आते है। इसका प्रयोग सीरियल नंबर स्टोर करने के लिए किया जाता है। 

फील्ड का नाम और डाटा टाईप लिखने के बाद Ctrl +W से सेव करते है। उसके बाद टेबल में Right click करने के बाद open में click करेगे। 

Record डालने के बाद Ctrl + W से सेव करेगे। उसी प्रकार से दूसरा टेबल बनाने के लिए Create > table group> table click > new table > right click > design view> table name (Fees)>ok

फील्ड का नाम और डाटा टाईप लिखने के बाद Ctrl +W से सेव करते है। उसके बाद टेबल में Right click करने के बाद open में click करेगे। 

Record डालने के बाद Ctrl + W से सेव करेगे।

क्वेरी बनाना

एक डेटाबेस के अंदर एक से अधिक टेबल्स होती है, इन टेबल्स के मध्य रिलेशनशिप करके सूचना को प्राप्त किया जा सकता है। टेबल के अन्दर कुछ सूचनायें इस तरह की भी होती है जिनकी आवश्यकताए हमें बार-बार होती है। इसके लिए हमें उस टेबल को बार-बार प्रयोग करना पड़ता है। 

Create > Other Group > Query design>show table >जिस टेबल के बीच में रिलेशनशिप बनाना है उसे सेलेक्ट करेगे। 

student को सेलेक्ट करेंगे और add  करेगे तथा fees को सेलेक्ट करेगे और add करेगे उसके close करेगे। 

फिर दोनो में रिलेशनशिप बनाने के लिए पहले टेबल के  primary key  के पास माउस को लेकर दूसरे primary key के पास छोड़ देगे जिससे दोनो रिलेशन बन जायेगा। 

अब नीचे दिये गए टेबल के रिकार्ड को शर्त के आधार पर सेलेक्टेड फिल्ड की लिस्ट प्रदर्शित कर सकते है। 

उसके बाद Right Click > Datasheet view >Ctrl + W >yes> query name >ok

कंट्रोल डिजाइन की परिभाषा

यह आलेख एक्सेस में उपलब्ध विभिन्न प्रकार के नियंत्रणों का वर्णन करता है, और दिखाता है कि फाॅर्म और रिपोटों में नियंत्रण कैसे जोड़े। नियंत्रण एक फाॅर्म या रिपोर्ट के कुछ हिस्से है जो आप डेटा दर्ज कराने, संपादित करने या प्रदर्शित करने के लिए उपयोग करते है। उदाहरण के लिए एक टेक्स्ट बाॅक्स रिपोर्टाें के डेटा प्रदर्शित करने श फाॅर्म पर डेटा दर्ज करने और प्रदर्शित करने के लिए एक लोकप्रिय नियंत्रण है। अन्य लोकप्रिय नियंत्रणों में कमांड बटन, चेक बाॅक्स और काॅम्बो बाॅक्स शामिल है। 

फाॅर्म की विशेषता 

एम एस एक्सेस में अधिक संख्या में डाटाबेस को स्टोर करके रखा जा सकता है। डाटाबेस टेबिल में डाटा को इनपुट करने के लिए फाॅर्म का प्रयोग किया जाता है। इसका प्रयोग करके डाटाबेस टेबिल में आसानी से डाटा को इनपुट किया जा सकता है। इस कार्य को करने के लिये फाॅर्म में विभिन्न प्रकार के आॅपशन होते है। जैसे

रिकाॅर्ड डिलिट करना, नया रिकार्ड डालना , रिकार्ड में सुधार करना एवं रिकार्ड को मूव करना इत्यादि । जिससे आसानी से डाटा को इनपुट किया जा सकता है। 

इसमें र्फाॅर्म की फाॅर्मटिंग की जाती है। जिससे फाॅर्म संुदर दिखने लगता ह्रै। टेबिल फील्ड को आवश्यकतानुसार फाॅर्म में सेट किया जा सकता है।  फरॅर्म डिजाइन के लिये टूल बाॅक्स होता है। जिसमें विभिन्न प्रकार के टूल होते है जिनको फील्ड दके अनुसार फाॅर्म पर सेट कर देते है। और डाटाबेस टेबिल में उनको कनेक्ट कर देते है। 

विजार्ड की सहायता से फाॅर्म बनाना-

Create > Form Wizard

स्टेप 1 -इसमें टेबिल को चुनते है और Available Fields  से आवश्यक फील्ड को सिलेक्ट करते है। और Next   पर क्लिक करते है। 

स्टेप 2-इसमें फाॅर्म का प्रकार चुनते है। कि किस प्रकार का फाॅर्म बनाना है। इसमें चार आॅपशन होते है। जिसमें से किसी एक को चुनते है। और इसके बाद Next  पर क्लिक करते है। 

स्टेप 3 -इस स्टेप में फाॅर्म की स्टाइल को चुनते है। और Next को क्लिक करते है।

स्टेप 4-इस स्टेप में फाॅर्म का नाम देते है। और इसमें यहह सिलेक्ट करते है। कि उसको ओपन करना है या सुधार करना है। किसी एक को चुन कर Finish पर क्लिक कर देते है। 

 

विण्डोज कंट्रोल की विशेषता

एक कैप्शन शब्द या शब्द का समूह होता है जो किसी नियंत्रण पर प्रदर्शित होता है। अगर आप फील्ड सूची से किसी प्रपत्र या रिपोर्ट तक कोई नियंत्रण खीचतें है, तो नियंत्रण फील्ड के लिए तालिका में कैप्शन सेट का उपयोग करेगा। याद रखे कि फील्ड के लिए कोई कैप्शन सेट नहीं किया गया था, तो नाम कैप्शन के रूप में उपयोग किया जाता है, किसी भी समय, आप कैप्शन को अपनी पसंद में बदल सकते है। 

डाटा एक्सप्रेशन की परिभाषा

अब तक हमने उपयोग किए गए डेटा फील्ड टेबल में बनाये हैं और फिर अन्य आॅब्जेक्ट्स (फाॅर्म और रिपोर्ट) के लिए उपलब्ध कराए गए हैं, इसलिए ये आॅब्जेक्ट खाली फील्ड प्रदर्शित करने की चिंता किए बिना अपनी कार्यक्षमता को लागू कर सकते है। विभिन्न परिदृश्यों में आपको एक फील्ड प्रदर्शित करना होगा जो कि अन्य फील्ड का संयोजन है।   

एक एक्सप्रेशन, जिसे आॅपरेशन भी कहा जाता है, एक मौजूदा मुल्य को संशोधन करने या एक नया मान बनाने के लिए , दो या अधिक मानों या डेटा फील्ड के संयोजन की एक तकनीक है। इस पर आधारित, एक अभिव्यक्ति बनाने या एक आॅपरेशन करने के लिए, आपको कम सकम एक मान या फील्ड और एक प्रतीक की आवश्यकता होती है। आॅपरेशन में शामिल एक मूल्य श क्षेत्र को एक आॅपरेशन कहा जाता हैं । आॅपरेशन में शामिल एक प्रतीक आॅपरेटर कहलाता है। 

डाटाबेस न्यूमेरिक वेल्यू

न्यूमेरिक वेल्यू अंको के संयोजन या एक या अधिक अंकों के संयोजन, विभाजक , और एक या अधिक अंक । माइक्रोसाॅफ्ट एक्सेस तीन श्रेणियें की संख्या का समर्थन करता है और विभिन्न तरीकों से आप फील्ड पर एक आवेदन कर सकते है। आप डेटाशीट व्यू या किसी तालिका के डिजाइन व्यू में य तो काम कर सकते है। 

डेटाशाीट व्यू में, आप फील्ड टेम्पलेट्स से कुछ फील्ड का उपयोग कर सकते है और इस विकल्प में कुछ सीमाएं है डिजाइन व्यू में, फील्ड के विशिष्ट संख्यात्मक प्रकार को निर्दिष्ट करने से पहले, पहले उसका डेटा प्रकार नंबर पर सेट सकें। 

एक स्वाभाविक संख्या एक है जिसमें केवल एक अंक या अंकों का संयोजन होता है और कोई अन्य वर्ण नहीं होता है, इसके अलावा उनको पढ़ना आसान होता है। 

रिपोर्ट  की परिभाषा 

एम एस एक्सेस में डाटाबेस टेबल की रिपोर्ट बनाने की सुविधा है। रिपोर्ट में डाटाबेस का सारांश होता है। 

रिपोर्ट को तीन सेक्शन में बांटा जा सकता है। इसमें प्रत्येक सेक्शन को अपना कार्य और व्यवहार होता है। 

ये तीन सेक्शन निम्न है: हेडर, डिटेल, फुटर

हेडर:- हेडर रिपोर्ट के सबसे उपर का हिस्सा होता है। जो यह निर्देशित करता है कि रिपोर्ट किससे संबंधित है। इसमें टेबल के फील्डस के लेबिल भी दे सकते है।

डिटेल:- यह रिपोर्ट का मेन एरिया होता है। इसमें टेबल के फील्ड को सेट किया जाता है। 

फुटर:- यह रिपोर्ट का सबसे निचला सतह होता है। इसमें रिपोर्ट का सारांश होता है। 

विजार्ड की सहायता से रिपोर्ट बनाने के लिए 

टेबिल तैयार करने के बाद उसमें रिकार्डस को इनपुट करने के लिए रिपोर्ट डिजाइन किया जाता है। इसको विजार्ड की सहायता से आसानी से कम समय में तैयार किया जा सकता है। 

Create > Report> Report Wizard

Report Wizard Dialog Box> Select a Query /table  > selected Fields> Next  

Next

Next

Next

Next

Next

Finish

                                    

Ctrl + W or Ctrl + S

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Create a Table 

Student Table

Field Name	Data Type	Description
StudentID	AutoNumber (Primary Key)	Unique Student ID
RollNo	Short Text	Roll Number
AdmissionNo	Short Text	Admission Number
StudentName	Short Text	Student Name
FatherName	Short Text	Father's Name
MotherName	Short Text	Mother's Name
Class	Short Text	Class
Section	Short Text	Section
DOB	Date/Time	Date of Birth
Gender	Short Text	Male/Female
Mobile	Short Text	Mobile Number
Address	Long Text	Address

Subject Table

Field Name	Data Type
SubjectID	AutoNumber (PK)
SubjectCode	Short Text
SubjectName	Short Text
MaxMarks	Number
PassingMarks	Number

SubjectCode	SubjectName	Max

ENG

English

100

HIN

Hindi

100

MAT

Mathematics

100

SCI

Science

100

SST

Social Science

100

COM

Computer

100

Examination Table

Field	Type
ExamID	AutoNumber
ExamName	Short Text
Session	Short Text
ExamDate	Date/Time

ExamName	Session

Unit Test-1

2026-27

Half Yearly

2026-27

Annual

2026-27

Marks Table

Field	Type
MarkID	AutoNumber
StudentID	Number
ExamID	Number
SubjectID	Number
ObtainedMarks	Number
Grade	Short Text
Remarks	Short Text

Student

   |

   | StudentID

   |

Marks

   |

   | SubjectID

   |

Subject

Marks

   |

   | ExamID

   |

Examination