MS-Word Details

एम एस आफिस GUI के लिये एक अनुप्रयोग प्रक्रिया सामाग्री है जिसे अमेरिका की माईक्रो साफ्ट कम्पनी ने विकसित किया है। इस मृदु सामाग्री में कार्यालय से संबंधित अनेक कार्य किये जाता जैसे पत्रलेखन एकाउटिगं ग्राफ तैयार करना डेटाबेस विश्लेषण आदि आसानी से किया जा सकता है। इसलिये इसका नाम एम एस आफिस रखा गया है। एम एस आफिस निम्नलिखित चार प्रोग्राम का समूह होता है।

1 एमएस वर्ड

2 एमएस एक्सेल

3 एमएस पावर पाइंट

4 एमएस एक्सेस

एम एस आफिस के चारों प्रोग्राम परस्पर संबंधित है अर्थात एक प्रोग्राम का डेटा दूसरे में स्वीकार किया जा सकता है। इसके अलावा इनके आब्जेक्ट लिंकिग इम्बेडेड सिद्वांत भी लागू होता है जो बहुत उपयोगी है। आब्जेक्ट लिंकिग इम्बेडेड सिद्वांत में एक प्रोग्राम का डेटा दूसरे प्रोग्राम में कापी किया जा सकता है और लिंक होने के कारण पहले प्रोग्राम के डेटा में यदि कोई परिवर्तन किया जायेगा तो दूसरे प्रोग्राम में भी वह परिवर्तन स्वतः हो जायेगा।

वर्ड प्रोसेसिंग यह एक ऐसी तकनीक है जिससे कम्प्यूटर में शब्दों को सुव्यवस्थित किया जाता है। शब्द प्रक्रिया की सहायता से कम्प्यूटर एक प्रभावशाली टाइप रायटर उपकरण के रूप में कार्य करता है। कम्प्यूटर को इस रूप में उपयोग करने पर दस्तावेजों को तैयार, संशोधित व प्रिंट कर सकते है। वर्ड प्रोसेसिंग वह तकनीक है जिसमें कम्प्यूटर की सहायता से निम्नलिखित कार्य किये जाते है। 

1 टेक्स्ट सामाग्री की टायपिंग की वर्ड से टैक्स्ट को टाइप करना।

2 एडिटिंग टाइप की गयी टेक्स्ट सामाग्री में शब्दों की वर्तनी में संशोधन, वाक्यों तथा पैराग्राफ को परिवर्तन या व्यवस्थित करना और उनमें एडिटिंग करना।

3 फार्मेटिंग यह वह प्रक्रिया है जिसमें टेक्स्ट सामाग्री के केरेक्टर का रूप बदलना, पैराग्राफ को व्यवस्थित करना और उन्हें ऐसा रूप देना जो पाठक को पढने में सुगम और देखने में सुंदर लगे।

4 सेव करना, दस्तावेजों को भविष्य के उपयोग हेतु डिस्क में संग्रहित कर सुरक्षित करना।

5 प्रिंटिंग समस्त प्रक्रिया द्वारा तैयार दस्तावेजों को कम्प्यूटर में लगे प्रिंटर की सहायता से कागज पर छापना।

एम एस वर्ड का परिचय

एएम एस वर्ड प्रोग्राम एम एस आफिस का एक सदस्य है। यह एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम है। इसका अर्थ है, करेक्टर के समूह अर्थात शब्द की विभिन्न क्रियाओं, उससे बनने वाले दस्तावेजों को तैयार करना उन्हें व्यवस्थित रूप देना व संग्रहित करके भविष्य के लिये रखना और प्रिंटर पर पत्रों लेखों आदि को छापना। किसी वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में निम्नलिखित क्रियायें की जाती है।

1 टायपिंग

2 एडिटिंग

3 फार्मेटिंग

4 स्टोर करना

5 प्रिंटिंग करना

एम एस वर्ड एक WYSIWYG (What You See Is What You Get) प्रोग्राम भी कहलाता है। जिसका अर्थ है जैसा आप देखते है वैसा ही पायेंगे। एम एस वर्ड प्रोग्राम में टेक्स्ट टाइप कर दस्तावेजों को नया रूप दिया जाता है और उसके टेक्स्ट के कैरेक्टर को विभिन्न छोटे बडे आकार रंग स्टाइल में परिवर्तन कर स्क्रीन पर सुव्यवस्थित किया जाता है। अब जैसा स्क्रीन पर दिखाई देता है वैसा प्रिंटर से छपकर कागज पर प्राप्त होता है इसलिये यह प्रोग्राम WYSIWYG कहलाता है।

एम एस वर्ड प्रोग्राम को प्रारंभ करना इसे विंडोज 95 98 2003 2010 2013 और इसके अगले संस्कारणों में प्रयोग किया जाता है। इसे आरंभ करने के लिये निम्नलिखित स्टेपस का अनुसरण करते है।

1 Start Menu में क्लिक करके प्रोग्राम ग्रुप में माउस प्वांटर को ले जाते है।

2 प्रोग्राम के मीनू में एमएस वर्ड विकल्प पर क्लिक करते है।

एम एस वर्ड में कार्य करना

एमएस वर्ड में किसी दस्तावेज तैयार करने के लिए अथवा अन्य कार्य के लिए निम्नलिखित चार पद होते है।

1 टाइपिंग   2 एडिटिंग  3 फार्मेटिंग  4 सेव  5 प्रिंटिग

1 टाइपिंग की बोर्ड से उचित रूप में टेक्स्ट को तैयार किया जाता है। एम एस वर्ड में टेक्स्ट टाइप करते समय यह ध्यान रखना चाहिए कि एक पंक्ति समाप्त होने पर एन्टर दबाने की आवश्यकता नहीं है। टेक्स्ट स्वतः ही लाइन समाप्त होने पर अगली लाइन में टाइप होने लगता है यह क्रिया वर्डर्वेप कहलाता है। पैराग्राफ की समाप्ति पर इंटर की दबाना चाहिए । टाइपिंग के दौरान यदि टाइपिंग में त्रुटि हो जाए तो की बोर्ड की बैकस्पेस अथवा डेल की का प्रयोग कर केरेक्टर मिटा सकते है।  

2 एडिटिंग टेक्स्ट टाइप करने के बाद इसमें कोई भी एडिट करना पड़ सकता है जैसे किसी वाक्य को मिटाना वर्तनीय में परिवर्तन या शब्दों को बदलना आदि लेकिन एडिटिंग के लिए टेक्स्ट का चुनाव आवश्याकता है। जिससे केवल चुने हुए टेक्स्ट पर ही कमांड क्रियान्वित कर सके।

सेलेक्शन                                                          मैथड

1 शब्द                       शब्द पर प्वांटर ले जाकर माउस से डबल क्लिक करना।

2 लाइन                     सलेकशन एरिया के लाइन के सामने प्वांटर ले जाकर ड्रैग करना

   अथवा शिफ्ट एण्ड की दबाना।

3 वाक्य                     वाक्य को चुनना है उसमें माउस प्वांटर ले जाकर कंट्रोल की

  के साथ सिंगल क्लिक करना।

4 पैराग्राफ                इसके सामने सेलेक्शन एरिया में डबल क्लिक करना।

5 पूरे डॉक्यूमेंट          तीन बार क्लिक करना अथवा कंट्रोल को दबाना।

3 फार्मेटिंग एडिटिंग के बाद टेक्स्ट को फार्मेटिंग करना चाहिए। टेक्स्ट में केरेक्टर के फोंट पैराग्राफ का मार्जिन पेज का आकार आदि सेट करना फार्मेंटिंग कहलाता है। इससे दस्तावेज या लेखाकारी अच्छा हो जाता है। दस्तावेज उचित प्रारूप में डिस्प्ले किया जा सकता है। फार्मेटिंग द्वारा टेक्स्ट के करक्टेर्स को विभिन्न रंगों आकृतियो में फार्मेट किया जा सकता है। दस्तावेज में यदि किसी चित्र की आवश्यकता हो तो वह तैयार किया जा सकता है अथवा पहले से तैयार चित्र की दस्तावेज में कापी कराई जा सकती है।

4 सेविंग एण्ड प्रिंटिग जब टेक्स्ट को डॉक्यूमेंट विंडो में टाइप करते है तो यह केवल कम्प्यूटर की मेमोरी में स्टोर रहता है जो एक अस्थाई होता है। स्थाई रूप से फाइल को डिस्क पर स्टोर करना चाहिए। डिस्क पर फाइल को किसी नेम से रूटोर करना सेविंग कहलाता है। फाइल मीनू में फाइल सेव करने के दो कमांड है।

1            Save                    2   Save As        

चरण: फाईल मीनू में Save या Save As मीनू पर क्लिक कीजिए यह एक सेव डायलाग को स्क्रीन पर प्रदर्षित करता है जिसके फाइल नेम के टेक्स्ट बाक्स में फाइल नेम की बोर्ड से टाईप करते है और सेव बटन पर क्लिक करते हैं यहा किसी निश्चित डायेक्टरी को लिस्ट बाक्स से ले सकते है फिर फाइल नेम को टेक्स्ट बाक्स में टाईप करते है तब फाईल निश्चित डायरेक्टरी में सेव होगी। इसी प्रकार यदि किसी डिस्क ड्राईव को चुनना है तो सेव इन ड्राप डाउन लिस्ट बाक्स पर क्लिक करके उचित डिस्क ड्राईव चुनते है।

एम एस वर्ड से बाहर आना इसके लिए फाइल मीनू में Exit कमांड का प्रयोग करते है अथवा एम एस वर्ड की एप्लीकेशन विन्डो में Close बटन पर क्लिक करते है।

New :  इस विकल्प में क्लिक करने के बाद एक डायलाग बाक्स आयेगा जिसमें blank document पर क्लिक कर व पर क्लिक करते है।

Open: बने हुए फाईल को फिर से खोलने के लिए इस विकल्प का प्रयोग किया जाता है। इसमें किसी भी फाईल को नाम देने से पहले यह देख लेना चाहिए कि किस ड्राईव के किस फोल्डर से फाईल को ला रहे है।

जैसे: My document c :\> या MY computerआदि में है।

 

Close: किसी फाइल को बंद करने के लिए इसका उपयोग होता है।

Save: किसी भी नये फाईल को बनाने के बाद save करना चाहिए और बीच बीच में भी save करते रहना चाहिए। पहले बार में save करते समय फाईल का नाम पूछता है।

 

Save As: इस विकल्प के अंतर्गत फाईल को दूसरे नाम से भी save कर सकते है।

Undo: इस विकल्प का प्रयोग कर खुली हुई टेक्स्ट फाईल के टेक्स्ट पर तत्काल की गई किसी संपादन क्रिया को निरस्त करता है।

Redo: इस विकल्प का प्रयोग कर खुली हुई टेक्स्ट फाईल के टेक्स्ट पर तत्काल की गई किसी संपादन क्रिया को बार-बार लाने के लिये करते है।

Home: Tab

Clipboard: Group

Cut: यह कमांड का प्रयोग कर खुली हुई टेक्स्ट फाईल के चुने हुए टेक्स्ट को अन्यत्र स्थानांतरण हेतु क्लिपबोर्ड प्रोग्राम में स्थित कराता है। cut के बाद जहां paste करना है वहां पर cursor को रख कर paste विकल्प को चुनते है।

Short cut Key: Ctrl+X

चरण:  Home Tab > Clipboard Group > Cut

Copy: इस कमांड का प्रयोग कर खुली हुई टेक्स्ट फाईल को चुने हुए कर टेक्स्ट को अन्यंत्र कापी करने हेतु क्लिपबोर्ड प्रोग्राम में स्थित करता है।

Short cut Key: Ctrl+C

चरण:  Home Tab > Clipboard Group > Copy

Paste: इस कमांड का प्रयोग कर खुली हुई टेक्स्ट फाईल को सलेक्ट क्षेत्र पर copy या cut किये गये text को paste करता है।

Short cut Key: Ctrl+V

चरणर:  Home Tab > Clipboard Group > Paste 

Paste Special: Paste Special के द्वारा किसी भी चुने हुए टेक्स्ट को कापी करके नये फाईल में Paste Special करेंगे तो यदि प्रारंभिक डेटा में कोई बदलाव होगा तब Paste Special के द्वारा paste link किये गये डाटा में स्वतः ही बदलाव हो जायेगा।

Short cut key: Alt+Ctrl+V

 चरण: पहले कापी करेंगें फिर

Open new file > Home Tab > Clipboard Group > Paste > Paste Special > Dialogue box > Click on paste link

Paste Hyperlink: इस विकल्प के द्वारा किसी भी चुने हुए टेक्स्ट को कापी कर के नये फाईल में paste के द्वारा paste hyperlink से Textlink हो जायेगा।

चरणर: टेक्सट को कापी करिये -> नया फाईल open करे

Home Tab > Clipboard Group > Paste > Paste Hyperlink विकल्प.

Home Tab

Font: Group

Bold: इस विकल्पके द्वारा किसी भी चुने हुए टेक्स्ट को bold कर सकते है।

Short cut key ctrl+B

चरणर: पहले टेक्स्ट को चुने है फिर

Home Tab > Font Group > B का क्लिक करें

Italic: इस विकल्पके द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट को italic कर सकते है।

Short cut key: ctrl+I

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Font Group > I को क्लिककरें

Underline: इस विकल्प के द्वारा किसी भी चुने हुए टेक्स्ट को underline कर सकते है।

Short cut key ctrl+U

चरणर: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Font Group > U को क्लिक करें

Change Font Face: इस विकल्प के द्वारा फोंट को Times new Roman या हिन्दी फोंट मे बदल सकते है। Short Cut Key Ctrl+Shift+F

चरणरू पहले टेक्स्टको चुनते है फिर

Home Tab > Font Group > Times new Roman पर क्लिक करें।

Change Font Size: इस विकल्प के द्वारा फोंट का आकार बदल सकते है। सबसे छोटा फोंट का आकार 8 और सबसे बड़े का आकार 72 तक कर सकते है।

Short cut key Ctrl+Shift+P

चरणर: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Font Group >14 या जो size चाहिये पर क्लिककरें

Strikethrough: इस विकल्प के द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट को बीच से लाईन से काट सकते है (abc). जैसे mobile 5000/- का अब 2000/- में 

चरण: पहले टेक्स्टको चुनते है फिर

Home Tab > Font Group > abc विकल्प पर क्लिक करें

Subscript: इस विकल्प के द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट को H₂O लिख सकते है। Short cut key ctrl+=

चरणर: पहले टेक्स्ट का 2 को select करते है फिर

Home Tab > Font Group > x₂ विकल्प पर क्लिक करते है।

Superscript: इस विकल्प के द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट को X²+Y² लिख सकते है।

Short cut key ctrl+ Shift+ +

चरण: पहले टेक्स्ट का 2 को चुनते है फिर

Home Tab >Font Group > x² विकल्प पर क्लिक करते है।

Change Case: इस विकल्प के द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट को UPPER CASE, lower case, Sentence case, Capitalized Each Word, tOGGLE cASE में लिख सकते है।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Font Group > Change Case (Aa) पर क्लिक करते है।

तो पांच विकल्प मिलेंगे

UPPER CASE में सारा चुने हुए टेक्स्ट को कैपिटल अक्षर में हो जायेंगा।

lower case में सारा चुने हुए टेक्स्ट को स्माल अक्षर में हो जायेंगा।

Sentence case में सारा चुने हुए टेक्स्ट को वाक्य के रूप में जिसका पहला अक्षर कैपिटल होगा बाकी सब स्माल में रहेगा और फुल स्टाप (.)रहेगा।

Capitalized Each Word सारा चुने हुए टेक्स्ट का हर शब्द का पहला अक्षर कैपिटल में हो जायेंगा।

tOGGLE cASE  सारा चुने हुए टेक्स्ट का जो अक्षर अपर केस में होगा वह लोवर केस में हो जायेंगा और जो लोवर केस है वह अपर केस हो जायेंगा।

Text Highlight Color: इस विकल्प के द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट को हाइलाईट कलर कर सकते है।

चरण: पहले चुने हुए टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home > Font Group > Text Highlight (ab) को क्लिक करें

 Font Color: इस विकल्प के द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट के फोंट का कलर बदल सकते है।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Font Group > Font Color A विकल्प को क्लिक करें

Font size Increase: इस विकल्प के द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट के फोंट का साइज बड़ा कर सकते है।

Short cut key Ctrl+Shift+>

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Font Group > Font Size Increase (A▲) को क्लिक करें

Font size Decrease: इस विकल्प के द्वारा किसी चुने हुए टेक्स्ट के फांट का साइज छोटा कर सकते है।

Short cut key Ctrl+Shift+<

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Font Group > Font Size Decrease (A▼) को क्लिक करें

Clear Formatting: इस विकल्प के द्वारा चुने फारमेट साफ हो जाते है और प्लेन टेक्स्ट में काम होता है। 

Home: Tab

Paragraph: Group

Bullet:  इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट में अलग-अलग बुलेट दें सकते है।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Bullets पर क्लिक करतें है।

Numbering: - इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट में अलग-अलग तरह के दस्तावेज में नंबर देते है।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab->Paragraph Group->Numbering->option पर क्लिक करतें है।

 

Multilevel List: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट में अलग-अलग स्तर पर नंबरिंग कर सकते है।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab->Paragraph Group->Multilevel List पर क्लिक करतें है।

 

Increase Indent: इस विकल्प के द्वारा रूलर लाइन में टेब इनक्रिस कर सकते है। यह सिर्फ एक पंक्ति के लिये होता हैं।

चरण: पहले I प्वाइंटर को लाइन में रखते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Increase Indent पर क्लिक करतें है।

Decrease Indent: इस विकल्प के द्वारा रूलर लाइन में टेब डिक्रिस कर सकते है। यह सिर्फ एक पंक्ति के लिये होता हैं।

चरण: पहले I प्वाइंटर को लाइन में रखते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Decrease Indent पर क्लिक करतें है।

Sort: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट को बढते या घटते क्रम में अल्फाबेटिकया न्यूमेरिक सूची बद्ध कर सकते हैं।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Sort A पर क्लिक करतें है।                                                                   

Paragraph: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट को पैराग्राफ शो/हाइड मार्क ¶ लगा सकते हैं।

Short cut key Ctrl+*

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > ¶ पर क्लिककरते है।

Left Align: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट को पेज के बायां पक्ष में कर सकतें है।

Short cut key ctrl+L

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Left align पर क्लिक करतें है।

Right Align: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट को पेज के दायां पक्ष में कर सकते है।

Short cut key ctrl+R

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Right align पर क्लिक करतें है।

Center Align: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट को पेज के बीच में कर सकतें है।

Short cut key ctrl+E

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Center align पर क्लिक करतें है।

Justify: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्टको पेज के दोंनो तरफ बराबर में रख सकतें है।

Short cut key ctrl+J

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Justify पर क्लिक करतें है।

Line Spacing: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट को दो लाईन के बीच का स्पेस तय कर सकतें है।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Line spacing पर क्लिक करतें है।

 

Shading: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट या पैराग्राफ के बैक ग्राउंड में कलर कर सकतें है।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Shading पर क्लिक करतें है।

 

Border and Shading: इस विकल्प के द्वारा चुने हुए टेक्स्ट या सेल में बार्डर या शेडिंग कर सकतें है।

चरण: पहले टेक्स्ट को चुनते है फिर

Home Tab > Paragraph Group > Border shading पर क्लिक करतें है।

 

Styles: इस विकल्प के द्वारा टेक्स्ट का स्टाइल चेंज कर सकतें है।

चरण: पहले I प्वाइंटरको रखते है फिर

Home Tab > Style Group > Change Style पर क्लिक करतें है।

Find: इस विकल्प के द्वारापूरे डाक्यूमेंट से कोई शब्द को ढूंढने या फारमेंटिंग को सुधारने के लिये करते है।

Short cut key: ctrl+F

चरण: Home Tab > Editing Group > Find > Find > Find what> जिस शब्द को ढूंढना है उसे देंगे

 

Goto: इस विकल्प के द्वारा पूरे डाक्यूमेंट से किसी पेज, लाइन, सेक्शन, बुकमार्क, कमेंट, फुटनोट आदि में जा सकते है।Short cut key: ctrl+G

चरण: - Home Tab > Editing Group > Find > Goto

 Replace: इस विकल्प के द्वारा पूरे दस्तावेज से ढूंढे हुए शब्द को किसी टेक्स्ट में बदलाव करने के लिये करते है।

Short cut key: ctrl+H

चरण:-Home Tab > Editing Group > Replace > Find what > Replace With > शब्द देंगे

 

Select: इस विकल्प के द्वारा पूरे दस्तावेज को एक बार में चुनने के लिये करते है।

Short cut key: Ctrl+A

चरण:-Home Tab > Editing Group > Select > Select all

INSERT: Tab

Pages: Group

Cover Page: इस विकल्प में पहले से बना हुआ कवर पेज होता है। जिसमें title, author, date आदि होता हैं।

चरण:-Insert Tab > Pages Group > Cover Page > Select any one of them

Blank Page: इस विकल्प के द्वारा कर्सर जहां है वहां पर एक नया पेज डाल सकते हैं।

चरण:-Insert Tab > Pages Group > Blank Page

Page Break: इस विकल्प के द्वारा वर्तमान स्थिति पर एक दूसरा पेज शुरू कर सकते हैं।

Short cut key: ctrl+enter

चरण:-Insert Tab > Pages Group > Page Break

Tables: Group

Table: इस विकल्प के द्वारा टेबल बना सकते हैं या टेक्सट को टेबल में बदल सकते है।

चरण:-Insert Tab > Tables Group > Table > Insert table

Illustration: Group

Picture: इस विकल्प के द्वारा पिक्चर किसी फाईल से डाल सकते हैं।

चरण:-Insert Tab > Illustration Group > Picture

 

Clip Art: इस विकल्प के द्वारा क्लिप आर्ट को दस्तावेज में डाल सकते हैं। साथ ही मूवी, साउड, ड्रांइग भी डाल सकते है।

चरण:-Insert Tab > Illustration Group > Clip Art > क्लिक करते है > Right side में office type कर Go पर क्लिक करते हैं।

Shapes: इस विकल्प के द्वारा बने हुए आकृति जैसे आयताकार गोला लाईन आदि को डाल सकते हैं।

चरण:-Insert Tab > Illustration Group > Shapes > पर क्लिक करते है

 

SmartArt: इस विकल्प के द्वारा बने हुए organization chart, venn diagram आदि को डाल सकते हैं।

चरण:-Insert Tab > Illustration Group > SmartArt >पर क्लिक करते है।

 

Chart: इस विकल्प के द्वारा चार्ट जैसे बार, पाई, लाइन, एरिया, सरफेस आदि को डाल सकते हैं।

चरण:-Insert Tab > Illustration Group > Chart > पर क्लिक करते है

 

Links: Group

Hyperlink: इस विकल्प के द्वारा वेब पेज, ई-मेल, पिक्चर या प्रोग्राम में लिंक बना सकते है।

Short cut key: ctrl+K

चरण: पहले टेक्स्ट लिख कर चुनेंगे Insert Tab > Links Group > Hyperlink > File पर क्लिक करिये Box से उस फाईल का नाम चुनेंगे जिससे लिंक होना चाहते है। ok पर क्लिक करिये फिर ok पर क्लिक करिये।

 

Bookmark: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में एक प्वाइंट को नाम दिया जाता है। बुकमार्क करने के कारण हापरलिंक से सीधे उस जगह पहुच सकते हैं।

चरण: पहले I प्वाइंटर को वहा रखते हैं.

Insert Tab > Links Group > Bookmark > Dialogue box में नाम देते है> Add पर क्लिक करते है

Bookmark विकल्प पर जाने के लिये

चरण:-Insert Tab > Links Group > Bookmark > Dialogue box > Go to विकल्प पर क्लिक करते है।

 
Cross Reference: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में दो या दो से अधिक पिक्चर या टेबल को रिफ्रेस कर लिंक करते है। जो भी पिक्चर लेते है उसे कैप्शन के द्वारा कैप्शन देते है।

चरण: पहले एक पिक्चर लेते है फिर दूसरे पेज में दूसरा पिक्चर लें फिर दोनो पिक्चर पर >References> Insert Caption से नाम देते हैं जैसे Figure1 और Figure2> Figure में refer to लिखे > Insert/Reference > Caption/Links Group > Cross Reference > Dialogue box में Reference Type > Figure > Insert Reference to > Entire Caption > Insert पर क्लिक करते है।

 इसी तरह दूसरे चित्र के लिये भी स्टेपस को दोहरा पिक्चर

 

 Header & Footer: Group

Header: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में हेडिंग दिया जाता है। हेडर में जो लिखा जाता है वह प्रत्येक पेज पर दिखता है।

चरण: - Insert Tab > Header & Footer Group > Header> Dialogue box > Edit Header > Ms-Word दे दिये तब प्रत्येक पेज पर Ms-Word लिखा रहेगा।

 

Footer: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में फुटर में पेज नंबर और दिनाक आदि दिया जाता है। फुटर में जो लिखा जाता है वह प्रत्येक पेज पर दिखता है।

चरण:-Insert Tab > Header & Footer Group > Footer> Dialogue box > Edit Footer > Page # दे दिये तब प्रत्येक पेज पर पेज नंबर लिखा रहेगा।

 

Page Number: इस विकल्प का प्रयोग दस्तावेज में पेज नंबर देने के लिये करते है।

चरण:-Insert Tab > Header & Footer Group > Page number #

 
Text: Group

Text Box: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में पहले से बने बाक्स या टेक्स्ट बाक्स में टेक्स्ट लिख सकते है।

चरण:-Insert Tab > Text Group > Text Box

AutoText: - इसका उपयोग करके टेक्स्ट को स्टोर करते है और इस टेक्स्ट को एक नाम दिया जाता है। जैसे ही नाम टाईप करके F3 key press करेंगें तब उसमें स्टोर किया गया टेक्स्ट दिखायी देता है।

चरण: सबसे पहले टेक्स्ट को टाईप करते है जैसे धन्यवाद (Thank you) फिर उस टेक्स्ट को सलेक्ट करते है।

Insert Tab > Text Group > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery > Dialogue box > Name: T > क्लिक ok

जहा पर धन्यवाद या Thank you लिखना है वहा पर I Pointer को लाते है और T टाईप करते है और F3 key Press करेंगें तब धन्यवाद या Thank you लिख जायेंगा।

 

Word Art: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में सुस्जित टेक्स्ट डाल सकते है।

चरण:-Insert Tab > Text Group > Word Art > Click > Dialogue box में टेक्सट टाईप करें> Ok पर क्लिक करें.

 

Drop Cap: इसका प्रयोग टेक्स्ट को Dropped याने कि अक्षर को दूसरे अक्षर के अपेक्षा बड़ा करना के लिए किया जाता है।

चरण:-Write the Text > Select the First letter of text > Insert Tab > Text Group > Drop Cap > Choose the Type > Ok.

 

Signature Line: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में डिजिटल सिग्नेचर दे सकते है।

चरण: - Insert Tab > Text Group > Signature Line > Microsoft Office Signature Line > Ok > Fill Dialogue box > Ok

Date & Time: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज Date & Time दे सकते है।

चरण:- Insert Tab > Text Group > Date & Time >कोई भी एक ऑप्शन चुनते है। > Ok

Object: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में पिक्चर या फाइल इन्सर्ट कर सकते है।

चरण: - Insert Tab >Text Group > Object > Object/Text from File > Select Object or File > Ok

Symbols: Group

Symbols:-इस विकल्प का उपयोग करके अपने दस्तावेजों में सिम्बाल को डालते है।

चरण:-Insert Tab > Symbols Group > Symbol > Symbol को सलेक्ट करके Insert में क्लिक करके ok में क्लिक करते है फिर close में क्लिक करते है।

 

Page Layout: Tab

Themes: Group

Themes: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में बने बनाये थीम का उपयोग कर सकते है। color font style सकते है।

चरण: - Page Layout Tab > Themes Group > Select Theme > Ok

Page Setup: इस विकल्प का प्रयोग पेज का सेटअप देखने के लिए किया जाता है।

Margins Setup: इसमें left, right, top, bottom, header, footer margins का setting किया जाता है।

चरण:-Page Layout Tab > Page Setup Group > Margin > Custom Margin > Ok

 Orientation: इस विकल्प के द्वारा पेज को पोर्टेट या लैंडस्केप में सेट कर सकते है।

पोर्टेट में पेज की लंम्बाई ज्यादा और चौड़ाई कम होती है और लैंडस्केप में पेज की चौड़ाई ज्यादा और लंम्बाई कम होती है।

चरण:-Page Layout Tab > Page Setup Group > Orientation >Potrait /landscape > Ok

Size: इस विकल्प के द्वारा पेज का साईज सेट किया जाता है। आफिस में अधिकतर पेज 14 साईज का उपयोग किया जाता है।

चरण:-Page Layout Tab > Page Setup Group > Size > More paper Size > A4 > Ok

Column:-विकल्प का प्रयोग दस्तावेज को अलग-अलग कालम में बांटने के लिए किया जाता है।

चरण:-Page layout Tab > Page Setup Group > Columns > More Columns > Choose number of Column > Ok

Break: इस विकल्प के द्वारा पेज को इंसर्ट करने या कालम ब्रेक करने के लिया किया जाता है।

चरण:-Page Layout Tab > Page Setup Group > Break > Select any one > Ok

 

Line Number: इस विकल्प का प्रयोग दस्तावेज के पेज के नीचे या उपर लाईन नम्बर इंसर्ट करने के लिये जाता है।

चरण: Page Layout Tab > Page Setup Group > Line Number > Line Numbering Option > Ok

 

Hyphenation: इस विकल्प का प्रयोग बुक्स या मेंगजीन के टेक्स्ट के वर्ड के बीच सही स्पेस के लिये उपयोग किया जाता है। जैंसे: co-ordination में co पिछले लाईन के आखिरी में फिर नये लाईन में ordination होगा।

चरण:-Page Layout Tab > Page Setup Group > Hyphenation > Hyphenation Option > Ok

 Page Background: Group

WaterMark: इस विकल्प के द्वारा किसी भी दस्तावेज को स्पेशल बनाने के लिये उपयोग किया जाता है। जैंसे Urgent या Confidential या MLC 

चरण:-Page Layout Tab > Page Background Group > Watermark > Custom Watermark > Dialogue box > Select Text Watermark > Text > Type Text> Apply > Ok

 

Page Color: इस विकल्प का प्रयोग किसी भी दस्तावेज के पेज के बैकग्राउड को कलर करने के लिये उपयोग किया जाता है।

चरण: - Page Layout Tab > Page Background Group > Page Color > Fill Effects/More color

Page Borders: इस विकल्प का प्रयोग किसी भी दस्तावेज के पेज के बर्डर देने या बदलने के लिये उपयोग किया जाता है।

चरण: - Page Layout Tab > Page Background Group > Page Borders > Style / Color / Width / Art > Ok

Paragraph: Group

Indent: इस विकल्प के द्वारा किसी भी दस्तावेज के पैराग्राफ के लेफटध्राईट मार्जिन को कुछ हद तक बदलने के लिये उपयोग किया जाता है।

चरण:-Page Layout Tab > Paragraph Group > Indent> Left / Right

Spacing: इस विकल्प के द्वारा किसी भी दस्तावेज के टेक्स्ट के लाईन के बीच स्पेसिंग को बदलने के लिये उपयोग किया जाता है।

चरण:-Page Layout Tab > Paragraph Group> Spacing > Before/After

 

Arrange: इस विकल्प के द्वारा किसी भी इन्सर्ट में टेक्स्ट बाक्स के अंदर टेक्स्ट को व्यवस्थित करने के लिये उपयोग किया जाता है।

चरण:-Page Layout Tab > Arrange Group> Position /Bring to Front / Rotate आदि

References: Tab

Table of Contents: Group

Table of Contents: इस विकल्प के द्वारा किसी भी दस्तावेज में सूची तैयार की जाती है।

चरण: सबसे पहले दस्तावेज के हेडिंग को सलेक्ट करेंगे फिर Ctrl+Shift+S प्रेस करेंगे तब स्टाईल गैलेरी मिलेंगा उसमें हेडिंग देते जायेंगें>नया पेज लेंगें जिसमें Table of Contents को रखना है > Reference Tab > Table of Contents Group > फिर add text में कोई भी level को चुन लेंगे।

Reference Tab > Table of Contents Group > Save Selection to Table of Contents Gallery > Save with .Toc extension name

Footnotes: Group

Foot Note:- इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में किसी भी शब्द के बारे में नोट लिखते है। यह प्रत्येक पेज के अंत में दर्शाता है। Short cut key Alt+Ctrl+F

चरण: कर्सर को उस जगह पर रखिए जिसके बारे में फुडनोट देना चाहते है।

References Tab > Footnotes Group > Insert Footnote > पर पेज के अंत में एक नंबर दिखाई देगा उसके सामने पर टेक्स्ट टाईप करिए।

Insert Endnote: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में किसी भी शब्द के बारे में नोट लिखते है। यह दस्तावेज के अंत के पेज में दर्शाता है।

 Short cut key: Alt+Ctrl+D

चरण: कर्सर को उस जगह पर रखिए जिसके बारे में Endnote देना चाहते है।

References Tab > Footnotes Group > Insert Endnote पर दस्तावेज के अंत में एक नंबर दिखाई देगा उसके सामने पर अेक्स्ट टाइप करिए।

Citations & Bibliography: Group

Insert Citation: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में जरनल आरटिकल आदि लिख सकते है।

चरण: जहा पर Bibiliography लिखना है वहा पर I Pointer को रखेगें

References Tab > Citation & Bibliography Group > Insert Citation > Add New Source > Fill the Form > Click > Ok

Manage Sources: इस विकल्प के द्वारा Insert Citation को मैनेज कर सकते है।

चरण:-References Tab > Citation & Bibliography Group > Manage Sources > Master list > Copy> Current List> Close

Style: इस विकल्प के द्वारा APA (American Psychological Association) या MLA (Morden Language Association) स्टाइल को सलेक्ट करते है।

चरण:-References Tab > Citation & Bibliography Group > Style > APA Style

Bibiliography: इस विकल्प के द्वारा Bibliography को जोड सकते है जो कि दस्तावेज के सोर्स लिस्ट में रहता है।

चरण:-References Tab > Citation & Bibliography Group > Bibliography > Insert Bibliography

Captions: Group

Insert Caption: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में Figure, Table या Equation को नाम दिया जाता है।

चरण: पहले Figure, Table या Equation करेंगे

References Tab > Captions Group > Insert Caption > Select Figure/ Table/ Equation > Click > Ok

Mailings: Tab

Create: Group

Envelopes: इस विकल्प के द्वारा लिफाफे में प्रिंट किया जाता है।

चरण:- Mailings Tab > Creates Group > Envelopes > Print

 Labels: इस विकल्प के द्वारा लेबल प्रिंट किया जाता है।

चरण:-Mailings Tab > Creates Group > Labels > Print

Start Mail Merge: Group

Mail Merge: एम एस वर्ड कीमेल मर्ज की सुविधा कार्यालय व्यवस्था के लिए हर प्रकार से महत्वपूर्ण है। इसका प्रयोग व्यक्तिगत पत्रों को प्रिंट करने एनवलप मेलिंग लेबल आदि को पत्र करने के लिए करते है। फार्मस लेटर ऐसे लेटर होते है जिसमें लिखा हुआ कंटेंट एक जैसा होता है तथा नाम और पता अलग-अलग होता है ऐसे पत्र बहुत से लोगों को भेजे जाते है। व्यापारिक पत्र जिसमें किसी नये एत्पादक के बारे में जानकारी हो साक्षात्कार के लिए पत्र, मीटिंग के लिए, नोटिस, किसी पार्टी के लिए आमंत्रण आदि पत्र के कुछ उदा. है।

चरण:-Mailings Tab > Start Mail Merge Group> Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard >

Step 1 of 6 Letters

Step 2 of 6 Use the Current Document

Step 3 of 6 Type a New List> Create>Dialogue box>

फिर Customize Columns> एक करके कालम को डिलिट कर दे जिसकी जरुरत नही हो

 

फिर ok> फिर Last Name City Record देंगे > Ok > फाइल का नाम देंगे > Save >Ok

Step 4 of 6 More Items > Dialogue Box> Insert > Click

Step 5 of 6 Receipt >>1<<

Step 6 of 6 finish

Mailing Tab > Write & Insert Field > Insert Merge Field > First Name > Preview Rusult > Find Recipient

Review Tab:

Proofing: Group

Spelling & Grammar: इस विकल्प के द्वारा स्पेंलिंग और ग्रामर चेक किया जाता है। यदि स्पेंलिंग में गलती है तो वह लाल रंग से अंडरलाईन करेगा और यदि ग्रामर में गलती है तब वह हरे रंग से अंडरलाईन करेगा।

Short cut key F7

चरण:-Review Tab > Proofing Group > Spelling & Grammar

 

Research: इस विकल्प के द्वारा दायें हाथ के तरफ एक टास्क पैन आता है जिसमें रिर्सच किया जाता है जैसे डिक्शनरी इन्साइकालोपिडिया और ट्रांसलेशन सर्विस भी किया जाता है।

Short cut key Alt+Click

चरण:-Review Tab > Proofing Group > Research > Right Pane > Type a word

Thesaurus: इस विकल्प के द्वारा किसी शब्द का समानार्थी शब्द मिलता है।

Short cut key Shift+F7

चरण:-Review Tab >Proofing Group > Thesaurus > Right Pane > Type a word

Translate: इस विकल्प के द्वारा किसी सलेक्टेड टेक्स्ट को दूसरे भाषा में रुपान्तरण किया जाता है।

चरण:- Review Tab > Proofing Group > Translate > Right Pane >Type a sentence

Word Count: - इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में कितने अक्षर, शब्द, वाक्य, लाईन को गिन सकते हैं।

चरण:- Review Tab > Proofing Group > abc>

                                                                      

Comment:-इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज के किसी भी सिलेक्शन में कमेंट लिखने के काम आता है। कर्सर को उस जगह पर रखिये जिसका कमेंट देना चाहते है।

चरण:-Review Tab > Comments Group > New Comment > Write a Comment

 Delete: इस विकल्प के द्वारा किसी सलेक्टेड Comment को डिलिट किया जाता है।

चरण:-Review Tab > Comments Group > Delete

 

Previous: इस विकल्प के द्वारा पिछले कमेंट में जाने के लिये किया जाता है।

चरण:- Review Tab > Comments Group > Previous

Next: इस विकल्प के द्वारा अगले कमेंट में जाने के लिये किया जाता है।

चरण:- Review Tab > Comments Group > Next

Protected Document:- इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में कोई काम न कर सके।

चरण:- Review Tab > Protect Group > Protect Document > Restrict Formatting and Editing

View  Tab:-

Documents Views Group: 5 टाइप्स के व्यूहोते हैं.

Print Layout: इस विकल्प के द्वारा पेज वैसा ही दिखता है जैसा प्रिंट होगा।

Steps: View Tab > Documents View Group > Print Layout

Full Screen Reading: इस विकल्प के द्वारा पेजमे रिडिंग और कमेंटिंग के लिये जगह दिया जाता है।

चरण:-View Tab > Documents View Group > Full Screen Reading

Web Layout: इस विकल्प के द्वारा पेज, वेब पेज की तरह ही दिखता है।

चरण:-View Tab > Documents View Group > Web Layout

 

Outline:- यह विकल्प पेज के आउटलाइन को दिखाता है  और आउटलाइन के टूल्स को भी दिखाता हैं।

चरण: - View Tab > Documents View Group > Outline

Draft:  यह विकल्प ड्राफ्ट के रुप में दिखाता है ताकि दस्तावेज में जल्दी से सुधार हो सके।

चरण:-View Tab > Documents View Group > Draft

Show/Hide Group:

Ruler: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज का रूलर स्केल को आन कर सकते है। इस विकल्प का प्रयोग पेज लेआउट व्यू में कर सकते हैं।

चरण:-View Tab > Show/Hide Group > Ruler On/Off

Gridline: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज के बीच मे रॉ और कॉलम ग्राफ के रुप में दर्शाता है।

चरण:-View Tab > Show/Hide Group > Gridline On/Off

Message Bar: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज में मेसेज बार ऑन या ऑफ हो जाता है।

चरण:-View Tab > Show/Hide Group > Message Bar On/Off

Document Map: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज का शॉर्टकट व्यू मिलता है।

चरण:-View Tab > Show/Hide Group > Document Map On/Off

Thumbnails: इस विकल्प के द्वारा बड़े दस्तावेज के पेजेस को पिक्चर के रुप में देख सकते है।

चरण:-View Tab > Show/Hide Group > Message Bar On/Off

Zoom Group:

Zoom: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज को जूम कर सकते है। 200% तक जूम कर सकते है।

चरण:-View Tab > Zoom Group > Zoom

100%: इस विकल्प के द्वारा दस्तावेज को नार्मल साइज का100% तक जूम कर सकते है।

चरण:-View Tab > Zoom Group > 100%

One Page: यह विकल्प विण्डोज के एक निश्चित पेज में कंटेंट को दिखायेगा।

चरण:-View Tab > Zoom Group > One Page

Two Pages: यह विकल्प विण्डोज के दो पेज में कंटेंट को दिखायेगा।

चरण:-View Tab > Zoom Group > Two Page

Page Width: इस विकल्प के द्वारा पेज का चैड़ाई विण्डोज के चैड़ाई से मिलाया जाता है।

चरण:-View Tab > Zoom Group > Page Width

Windows Group:

New Window: इस विकल्प के द्वारा नया विंडो खुलेगा और पुराना वाला भी खुला रहेगा।

चरण:-View Tab > Windows Group > New Window

Arrange All: इस विकल्प के द्वारा एक्टिव सारे दस्तावेज को टाइल के रुप में जमाता है।

चरण:-View Tab > Windows Group > Arrange all

Split: इस विकल्पके द्वारा खुली हुई विण्डोज कोदो भाग में बाट सकते है।

चरण:-View Tab > Windows Group > Split On/Off

View Side by Side: इस विकल्प के द्वारा दो खुले हुए दस्तावेज को अगल-बगल करके उसके कंटेंट की तुलना कर सकते है।

चरण:-View Tab > Windows Group > View Side by Side

Syncronize Scrolling: ये विकल्प तब एक्टिव होगा जब व्यू अगल-बगल विकल्प में एक्टिव होगा। इसमें दोनो विण्डोज के अगल-बगल में स्क्रोल होगा।

चरण:-View Tab > Windows Group > Synchronous Scrolling

Switch Windows: इस विकल्प के द्वारा सारे खुले हुए दस्तावेज को बंद कर सकते है।

चरण:-View Tab > Windows Group > Switch Windows

Macros Group:-

Macros: इस विकल्प के द्वारा मेक्रो रिकार्ड किया जाता है।

Shortcut Key Alt+F8

चरण:-View Tab > Macros Group > Record Macro > Dialog Box > Give Macro Name > Click Keyboard > Give Shortcut Key > Assign > Record Anything (जो भी टाइप करे या कलर चेंज करे सब रिकार्ड होगा)

रिकार्ड को बंद करने के लिये

चरण:-View Tab > Macros Group > Stop Recording > Click

To Run Macro:-

चरण:-Steps: View Tab > Macros Group > Macros > View Macros > Dialog Box > Name > Run Button Click

Short Cut Keys

Ctrl+A                             Select All

Ctrl+B                             Bold

Ctrl+C                             Copy

Ctrl+D                             Font Dialog box

Ctrl+E                             Center

Ctrl+F                             Find

Ctrl+G                             Go to

Ctrl+H                             Replace

Ctrl+I                              Italic

Ctrl+J                              Justify

Ctrl+K                             Hyperlink

Ctrl+L                             Left Align

Ctrl+M                            Tab

Ctrl+N                             New Document

Ctrl+O                             Open Document

Ctrl+P                             Print

Ctrl+Q                             Format the Paragraph

Ctrl+R                             Right Align

Ctrl+S                              Save a document

Ctrl+T                             Left Indent

Ctrl+U                             Underline

Ctrl+V                             Paste

Ctrl+W                            Save and quit

Ctrl+X                             Cut

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Ctrl+Z                             Undo