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MS-EXCEL

INTRODUCTION-

MS-EXCEL, MS-OFFICE का एक महत्वपूर्ण प्रोग्राम है जिसका spread sheet तैयार करके data पर सारणीबद्ध रूप से दिया जाता है इसमें तैयार data पर सारणीबद्ध रूप से विभिन्न गणनाएं की जा सकती है data पर आधारित विश्लेषण किया जा सकता है किसी भी कंपनी की वार्षिक आय का विवरण एक सारणी रूप में प्रदर्शित कर सकते है यह package business application जैसे stock inventory investment budget control तथा what if analysis में किया जाता है ।

MS-EXCEL की विशेषताएं.

1. MS-Excel की worksheet का area बहुत बडा होता है जिसमें बहुत अधिक संख्या में data enter किया जा सकता है।

2. MS-Excel विभिन्न प्रकार के function तथा formula की सुविधा देता है Excel में की गणनाएं विश्वसनीय षत प्रतिशत सही तथा बहुत तेज गति से होती है।

3. Worksheet में data की processing बहुत तेज गति से होती है ।

4. Excel में column तथा row की formatting आसानी से की जा सकती है ।

5. Excel में किसी भी worksheet कहीं भी आसानी से copy की जा सकती है तथा बहुत सी worksheet को एक single file में रखा जा सकता है ।

6. Excel data तथा formula को एक cell से दूसरे cell में copy करने की सुविधा प्रदान करता है।

7. Excel में विभिन्न प्रकार के font उपस्थित होते है।

8. यह भविष्य के business trend के बारे में विश्लेषण करता है ।

9. Excel data को अलग अलग प्रकार के चार्ट के रूप में प्रदर्शित करने की सुविधा प्रदान करता है ।

Work Book-Excel की file को workbook कहते है जिसमें कई सारी worksheet होती है इस worksheet में अलग अलग प्रकार के data रख सकते हैं सामान्यतया sheet के नाम sheet1, sheet2, sheet3 आदि होते हैं परंतु हम इन्हें बदलकर कुछ और नाम भी दे सकते हैं।

Worksheet Spreadsheet को कहा जाता है worksheet, rows और columns से बने जाल की तरह होता है यह एक Rectangular sheet होता है जिसमें छोटे छोटे cell बने होते है प्रत्येक box में data को table के रूप में store करते है और उसे copy तथा move भी कर सकते है एक पूरी worksheet में 16384 columns होते है जो बायें से दायें तरफ होते है जिनके नाम A,B,C,…AA,BA,….XFD होते है और इन्हें label या columns heading भी कहते हैं इसमें 1048576 rows होते है जो उपर से नीचे की ओर होते है और इनका label 1,2,3,4……1048576 होता है ।

Cell- एक पंक्ति और एक कालम के मिलने से एक box बनता है। जिसे cell कहते है किसी भी cell की height और width को बदल सकते है। cell worksheet की सबसे छोटी इकाई है।

Cell Address- प्रत्येक cell का एक cell address होता है जो उसके Columns Number और Rows No. से मिलकर बनता है जैसे A1,B1,C1,D1 आदि

Home Tab:Clipboard Group:

Copy: इस कमांड का प्रयोग कर खुली हुई टेक्स्ट फाईल के सलेक्ट टेक्स्ट को अन्यंत्र कॉपी करने हेतु क्लिपबोर्ड प्रोग्राम में स्थित करता है। short cut key ctrl+C

Steps: Home Tab > Clipboard Group > Copy

Cut: इस कमांड का प्रयोग कर खुली हुई टेक्स्ट फाईल के सलेक्ट टेक्स्ट को अन्यंत्र स्थांतरण करने हेतु क्लिपबोर्ड प्रोग्राम में स्थित करता है। short cut key Ctrl+X

Steps: Home Tab > Clipboard Group > Cut

Paste: इस कमांड का प्रयोग कर खुली हुई टेक्स्ट फाईल के सलेक्ट क्षेत्र पर copy or cut किये गये text को paste करता है। short cut key ctrl+V

Steps: Home Tab > Clipboard Group > Paste

Paste Special: Paste Special के द्वारा जो भी record को copy करके paste special करेंगे तो यदि paste special में कोई बदलाव होगा तब paste special के द्वारा paste किये गये data में स्वतः ही बदलाव हो जायेगा।

Steps: Select the cell > Home Tab > Clipboard Group > Copy > जहां paste करना है वहां mouse pointer को click करेंगे। फिर Paste > Paste Special में जायेंगे एक Dialogue box आयेगा । वहां पर Paste link option आयेगा उसको click करेंगे।

Transpose of Cell:इस option का use column में दिये गये record को row में करने के लिये एवं row में दिये गये record को column में करने के लिए use करते हैं।

Steps: Select the cell range > Home Tab > Clipboard Group > Copy > Paste > Paste Special में जायेंगे एक Dialogue box आयेगा । वहां पर Transpose check box option आयेगा उसको click करेंगे>ok

Formating Painter: इस option के द्वारा किसी एक या एक से ज्यादा cell के format को change हम कर सकते है। यदि हमें cell को bold और underline करना है तो इस option का use करते है।

पहले कोई भी text type (College) करते हैं फिर उसे select करके जिस format में जैसे bold, italic, underline, color में change हम कर दें फिर कोई text type (MLC) करके फिर College text को select करके Home Tab> Clipboard Group> Format Painter Click करेगें तो cursor के साथ brush आएगा उसे (MLC) में click करेंगें।

Wrap Text: इस option के द्वारा एक cell में लिखे हुए सारे text को बहुत सारे लाइन में दिखाता है।

Ex: यदि एक cell में MLC IT & MANAGEMENT INSTITUTE लिखते तब कुछ text दिखता है बाकी click नही दिखायी देता तब ऐसे में wrap text option का use करते है। तब MLC लाइन में बाकी text उसके नीचे लिख जाता है।Home Tab: Font Group

Bold:इस option के द्वारा किसी भी selected text को bold कर सकते है। Short cut key ctrl+B

Steps: पहले text को select करते है फिर Home > Font > B को click करें।

Italic: इस option के द्वारा किसी भी selected text को italic कर सकते है। Short cut key ctrl+I

Steps:पहले text को select करते है फिर Home Tab > Font Group > I को click करें।

Underline: इस option के द्वारा किसी भी selected text को underline कर सकते है। Short cut key Ctrl+U

Steps: पहले text को select करते है फिर Home Tab > Font Group > U को click करें।

Change Font Face: इस option के द्वारा Font को Times New Roman या हिन्दी font में change कर सकते है। Short cut key Ctrl+Shift+F

Steps: पहले text को select करते है फिर Home Tab > Font Group > Times New Roman पर click करें।

Change Font Size: इस option के द्वारा Font का size change कर सकते है। सबसे छोटा font size 8 और सबसे बडा font size 72 तक कर सकते है। Short cut key Ctrl+Shift+P

Steps: पहले text को select करते है फिर Home Tab > Font Group > 14 या जो size चाहिये पर click करें।

Border: selected cell का border बनाने के लिये use किया जाता है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Font Group > Border को click करें ।

Increase Font: इस option के द्वारा font का size increase किया जाता है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Font Group > Increase Font को click करें । Short cut key Ctrl+Shift+>

Decrease Font: इस option के द्वारा font का size decrease किया जाता है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home > Font Group > Decrease Font को click करें। Short cut key Ctrl+Shift+>Home Tab: Alignment Group:

Top Align: Cell का top align set करते है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Top Align को click करें।

Middle Align: Cell का center align set करते है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Middle Align को click करें।

Bottom Align: Cell का Bottom Align Set करते है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Bottom Align को click करें।

Left Text Align: Cell का left align set करते है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Left Text Align को click करें।

Right Text Align: Cell का right align set करते है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Right Text Align को click करें।

Center Align: Cell का Center align set करते है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab> Alignment Group > Center Align को click करें।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home > Alignment Group > Wrap Text में click करते है।

Merge Cell: इस option के द्वारा दो या अधिक cells को जोड कर एक कर देता है। इसका use अधिकतर heading देने के लिये किया जाता है और column में बॉट सकते है।

Ex: एक Math cell है उसमे दो column बनाना है तब merge cell का use किया जाता है।

Steps: Math लिखने के बाद उस cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Merge Cell में click करेंगे।

Decrease Indent: Cell के text और border margin के बीच को कम किया जाता सकता है। short cut key (Ctrl+Alt+Shift+Tab)

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Decrease Indent में click करेंगे।

Increase Indent: Cell के text और border margin के बीच को बढाया जाता है। short cut key (Ctrl+Alt+Tab)

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Increase Indent में click करेंगे।

Oreintation: Cell के orientation को rotate किया जा सकता है।

Steps: पहले cell को select करते है फिर Home Tab > Alignment Group > Orientation में click करेंगे।

Home Tab: Number Group:

General: Cell में values को किस format में चाहिये वो हम कर सकते है।जैसे currency, date, time आदि।

Steps: जिस Cell का format बदलना है वहॉ पर cell pointer रखते है फिर उस format में बदल सकते है।

General option>More number formats में click करेंगे तब एक dialog box आयेगा।

इस folder के अंकीय data की formatting हेतु number विभिन्न श्रेणियों के विकल्पों का एक category list box होता है list box में निम्नलिखित श्रेणियां होती हैं। General Number Currency Date Time Percentage

Number :इस option के द्वारा number के type को और decimal place को set कर सकते हैं।

Steps: Home Tab > Number Group > General > More Number Formats > Number

Alignment- Select किये गये cell अथवा range में उपस्थित data को क्षैतिज अथवा उर्ध्वाधर व्यवस्थित करने के लिये इस folder में विकल्प होते हैं इसके अलावा cell में Orientation को set करने के लिये भी इस option का use किया जाता है ।

Steps: Home Tab > Number Group > General> More Number Formats > Alignment

Font:- इस option का use cell के text के font, font style, size तथा color आदि को set करने के लिये करते हैं।

Steps: Home Tab > Number Group > General > More Number Formats > Font

Border:-इस option के द्वारा cell के border को set किया जाता है ।

Steps: Home Tab > Number Group > General > More Number Formats > Border

Fill: Select किये गये cell अथवा range में उपस्थित data में color भर सकते है।

Step: Home Tab > Number Group > General > More Number Formats >Fill

Home Tab: Styles Group:

Conditional Formatting:

इसका प्रयोग cell को condition देकर Formatting करने के लिये किया जाता है। यहां Format उन्हीं cell पर लागू होगा जो कि दिये गये condition को satisfy करेगा।

Example: यहॉ पर कुछ नाम और test marks लेकर total किया गया है। इसमें marks 50 से कम को red और 60 से ज्यादा marks को green condition formatting किया गया है।

Steps: Home Tab > Style Group >Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > More Rules > Dialog Box आयेंगा जैसा 2 figure में दिख रहा है।

Format as Table: Cell या range का quick table format में पहले से बने हुए style में बदल देगा।

Steps: Select किये हुए range में Home Tab > Style Group > Format as Table > Select any one of style > Dialog Box appear > Click ok

Cell Style: तुरंत ही cell के format के style को बदल सकते है।

Steps: select किये हुए range में Home Tab > Style Group > Cell Style > Select any one of style > Click ok

Home Tab: Cells Group:

Insert: Insert Cells –इस option के द्वारा नया row, column, cell और sheet add करते है। Shortcut Ctrl+Shift+=

Steps: Select cell में Home Tab > Cell Group > Insert > Insert Cell > Dialoge Box appear > Click any one Option

Delete: इस option के द्वारा row, column, cell और sheet delete करते है। Shortcut Ctrl+-

Steps: Select cell में Home Tab > Cell Group > Delete > Delete Cell > Dialog Box Appear > Click any one Option

Format: इस option के द्वारा row height, column width, organized sheet , cell को protect या hide किया जा सकता है।

Steps: Select cell में Home Tab > Cell Group > Format > Pop Up Menu is Appear > Click any one Option

Home Tab: Editing Group:

Auto Sum: Selected cell का sum automatic कर देता है। Shortcut key Alt+=

Steps: Select cell में Home Tab > Editing Group > Auto Sum > Auto Sum the Numeric Field

Fill: एक या अधिक cell में किसी भी pattern में आगे के steps को लिखता है।

Steps: जैसे 2,4,6,8,10लिखना है तब cell में 2 और 4 type करे फिर दोनो cell को select करे और पतला + sign आने पर नीचे की ओर mouse से drag करे।

Steps: Select cell esa Home Tab > Editing Group > Fill

Down, left, Right, Up, Series इस option का प्रयोग करके selected range में क्रमबद्ध तरीके से number या date fill कर सकते है ।

Clear: इस option के द्वारा cells के सारे content को हटा सकते है।

Steps: Home Tab > Editing Group > Clear > एक option को select करें।

Sort & Filter: इस के द्वारा sorting छोटे से बडा या बडे से छोटा data को arrange कर सकते है। और इसके द्वारा filter भी किया जा सकता है।

Steps: Home Tab > Editing Group > Sort & Filter > एक option को select करें।

Find & Select: Specific text को find कर replace भी कर सकते है। किसी भी cell में जा सकते है। किसी एक cell में भी सीधे पहुॅच सकते है।

Steps: Home Tab > Editing Group > Find & Select > एक option को select करें।

Insert Tab: Table Group:

Pivot Table: इस option के द्वारा डाटा का सारांष रुप को table में बदल लिया जाता है।

Steps: Insert Tab> Tables Group > Pivot Table> Pivot Table> Dialog Box> Range ले > New Existing Sheet> Ok

After Creating Pivot Table

Pivot Chart: इस option के द्वारा डाटा का सारांष रुप को Chart में बदल लिया जाता है।

Steps: Insert Group > Tables Group > Pivot Chart> Dialog Box> Range ले > Existing Work Sheet> Location में cell का number देवे > Ok

Table: Table ds data को analyzed और manage करता है।

Steps: Insert Tab> Tables Group> Dialog Box> Range >Ok

Illustrations Group:

Picture: इस option के द्वारा किसी भी file से picture डाल सकते है।

Steps: Inset Tab> Illustrations Group> Picture> Dialog Box> Select Picture> Insert

Clip Art: इस option के द्वारा clip art, documents, movie, sound आदि अपने file में डाल सकते है।

Steps: Inset Tab> Illustrations Group> Clip Art> Dialog Box> Search for > Office> Select any one Picture

Shape: इस option के द्वारा ready-made shapes जैसे rectangle, circle, square, flow chart symbol, lines, Arrows, Call outs आदि अपने file में डाल सकते है।

Steps: Inset Tab> Illustrations Group> Shape> Select any one Shape

SmartArt: इस option के द्वारा Venn diagram, Organization Chart, Complex graphics अपने file में डाल सकते है।

Steps: Inset Tab> Illustrations Group> SmartArt> Select any one Shape

Chart Group:

Column: इस chart का use अलग अलग categories के values को compare करने के लिये किया जाता है।

Steps: Inset Tab> Chart Group> Column> Click any one option

Line: इस chart का use time और trends के लिये किया जाता है।

Steps: Inset Tab> Chart Group> Line> Click any one option

Pie: इस chart का use प्रत्येक values का total के साथ Chart बनाता है।

Steps: Inset Tab> Chart Group> Pie> Click any one option

Bar: Bar Chart सबसे बढिया Chart है इसमें बहुत सारे values को compare कर सकते है।

Steps: Inset Tab> Chart Group> Bar> Click any one option

Area: इस Chart के द्वारा बहुत सारे data और समय के साथ Chart को बनाता है।

Steps: Inset Tab> Chart Group> Area> Click any one option

Scatter: इस Chart को XY Chart भी कहते है। इस तरह के Chart से दो values को compare करता है।

Steps: Inset Tab> Chart Group> Scatter> Click any one option

Insert Tab:Link Group

Hyperlink: Program, Picture, web, e-mail address को link करने के लिये use किया जाता है।

Steps: Insert Tab> Link Group> Hyperlink> Dialog Box> Text to Display में type करें Next File>जिस File को Link करना है उसको select करें> OK

Next File पर click करेंगे तो उस file से link कर देगा।

Text Group:

Text Box: Text Box के द्वारा text type कर sheet में कही भी ले जा सकते है।

Steps: Insert Tab> Text Group> Text Box> select कर जहॉ भी रखना है वहॉ पर drag करेंगे फिर Text type करेंगे और चाहे तो color भी fill कर सकते है।

Header & Footer: इस option के द्वारा page के top में header और page के bottom में Footer दे सकते है।

Steps: Insert Tab> Text Group> Header & Footer> Header में MLC IT & MANAGEMENT Type किये>Goto Footer में जायेंगे> #Page को click करेंगे

Word Art: Documents में decorative text type करने के लिये इस option का use किया जाता है।

Steps: Insert Tab> Text Group> WordArt> Select any option > Type the Text

Signature Line: इस option का use करके signature line को insert कर सकते है।

Steps: Insert Tab> Text Group > Signature Line > Fill up the Form

Object: Embedded Object को insert करते है।

Steps: Insert Tab > Text Group > Object > Dialog Box > Create From File > Browse से File Name > Link to Check Box में click करेंगे > Ok

यहॉ पर file name Penguins.jpg है अब यहॉ पर double click करेंगे तो यह file खुल जायेगा।

Symbol: वे सारे Symbol जो Keyboard में नही है जैसे Copy Right©, Trade mark symbol, Unicode character,α,β आदि।

Steps: Insert Tab > Text Group > Symbol > Select Symbol > Click Insert Button

Page Layout Tab:

Themes Group:

Themes: पूरे sheet का design change करता है जिसमें color, font और effect आता है।

Steps: Page Layout Tab > Themes Group > Themes > Select any one

Color: इससे sheet का current theme का color change कर सकते है।

Steps: Page Layout Tab > Themes Group > Color > Select any one

Font: इससे sheet का current theme का Font change कर सकते है।

Steps: Page Layout Tab > Themes Group > Font > Select any one

Effect: इससे sheet का current theme का Effect change कर सकते है।

Steps: Page Layout Tab > Themes Group > Effect > Select any one

Page Setup Group:

Margin: पूरे sheet के current section का margin size को set करते है।

Steps: Page Layout Tab > Page Setup > Margin > Custom Margin > Dialog Box > Page Tab > Set the Page Portrait or Landscape

Steps: Page Layout Tab > Page Setup > Margin > Custom Margin > Dialog Box > Margin Tab > Set the Margins Left, Right, Top, Bottom

Steps: Page LayoutTab > Page Setup > Margin > Custom Margin > Dialog Box > Header & Footer Tab > Select Custom Header & Custom Footer

Steps: Page Layout Tab > Page Setup > Margin > Custom Margin > Dialog Box > Sheet Tab > Print Area > Rows to repeat at top $A1:$D1>Ok

अगर एक page में बहुत सारा record

Orientation: इस option के द्वारा Page का orientation Portrait या Landscape में change कर सकते है।

Steps: Page Layout Tab > Page Setup > Orientation > Portrait or Landscape

Size: इस option के द्वारा current page का paper size select कर सकते है। और पूरे sheet का paper size change करना हो तो More Paper Size को click करेंगे।

Steps: Page Layout Tab > Page Setup > Size > More Paper Size > Dialog Box

Print Area: Print Area को किसी specific range को print करने के समय set करते है यह बहुत ही सुविधाजनक होता है जब जिस cell range में काम कर रहे हैं और उसका print निकालना है print area कमांड से जिस range को select किया है उसका एक नाप बनाता है ।

Steps: Page Layout Tab > Page Setup Group> Print Area > Dialogue Box

Break: New Page को insert करने के लिये Break का use किया जाता है। Page break, Page के उपर या page के बॉय तरफ होता है।

Steps: Page Layout Tab > Page Setup Group> Break

Background: कोई picture background में डालना हो तो Background option का use किया जाता है।

Steps: Page Layout Tab > Page Setup Group> Background

Print Titles: प्रत्येक page में row या column का heading print करता है।

Steps: Page Layout Tab > Page Setup Group> Print Title

Scale to Fit Group:

Width: Page के width को कम करके ज्यादा से ज्यादा page में Print करता है।

Steps: Page Layout Tab > Scale to Fit Group> Height > Automatic

Height: Page के height को कम करके ज्यादा से ज्यादा page में Print करता है।

Steps: Page Layout Tab > Scale to Fit Group> width > Automatic

Scale: Printed output को stretch या shrink कर उसके actual output में print करता है। इसके लिये maximum width और height को automatic में set करना पडेगा।

Steps: Page Layout Tab > Scale to Fit Group> Scale > 100%

Sheet Option Group:

Gridlines:

View: यदि ये option checked होगा तब rows और column के बीच line दिखेगा। अन्यथा lines नही दिखेगा।

Print: यदि ये option checked होगा तब rows और column के बीच line print भी होगा। अन्यथा lines print नही होगा।

Steps: Page Layout Tab > Sheet Option Group> Gridlines > View/Print Checked Heading:

View: यदि ये option checked होगा तब rows का number 1 2 3 और column का नाम A B C आदि दिखेगा। अन्यथा नही दिखेगा।

Print: यदि ये option checked होगा तब rows का number 1 2 3 और column का नाम A B C आदि Print होगा अन्यथा नही Print नही होगा।

Steps: Page Layout Tab > Sheet Option Group> Heading > View/Print Checked

Arrange Group: इसमें clipart से कोई भी picture या object लेकर उस picture में right click करके picture को picture करेंगे और सारे option का use कर सकते है।

Bring to Front: Send to Back: Selection Pane: Align: Group: Rotate

Steps: Page Layout Tab > Arrange Group > Bring to Front/Send to Back/Selection Pane/Align/Group/Rotate

इस उदाहरण में पहले pic में tie का color red है जबकि दूसरे pic में tie का color blue हो गया है।

Formula Tab:

Function Library Group:

Steps: Formula Tab > Function Group > Financial/Logical/Text/Date & Time/Look up & Reference/Math & Trig/Statistical

Insert Function: इस function को चुन कर current cell के formula को edit कर सकते है या argument का भी editing कर सकते है। Shortcut Key Shift+F3

Steps: Formula Tab > Function Library Group > Insert Function > Dialog Box > Select any one function

Auto Sum: यहॉ पर click कर simple calculation को कर सकते है जैसे Sum, Average, Min, Max Count Number आदि। Shortcut key Alt+=

There are 6 types of Functions:

Financial Function:

Steps: Formula Tab > Function Library Group > Financial Function

Accrint( ): Returns the accrued interest for the security that pays periodic interest.

Syntax: =Accrint(issue, first interest, sattelment, rate, par)

Ex. =Accrint(a1,a2,a3,a4,a5,a6)

Ans=16.6666

Db( ): Asset के depreciation को दिखता है।

Syntax: =DB(cost, salvage, life, period, month)

Ex. =DB(20000,15000,5,5,6)

=915.7992225

Fv( ): Investment के future value को दिखाता है।

Syntax: =FV(rate, nper, pmt)

Ex: =FV(6,2,20,1,0)

=160

Pmt( ): Loan based payment को calculate करता है जिसमें payment और interest rate दोनांे constant रहता है।

Syntax: PMT(rate, nper, pv, fv, type) here nper-total numbers of the payment for loan, pv-present value, fv- future value type-true or false

Ex: =PMT(5,20,20000,12,1)

=16,666.67

Pv( ):Investment का present value दिखायेगा

Syntax: =PV(rate, nper, pmt, fv, type)

Ex: =PV(5,20,20000,12,1)

Answer:24000.00

Logical Function:

Steps: Formula Tab > Function Library Group > Logical Function

And( ): सभी arguments true होगा तो answer true होगा। यदि arguments condition सही नहीं हो तो false answer दिखाता है ।

Syntax: =And(Condition, Condition)

Ex: =And(2>3,3<4,5>4)

false

=And(2<3,3<4,4<5)

True

False( ): इसमें logical value false ही return करेगा।

Syntax: False( )

Ex: =False( )

False

If( ): यह दिये हुए condition को true है तो वह पहला value return करेगा नहीं तो दूसरी value return करेगा।

Syntax: =If (Condition, “Value1”, “Value2”)

Ex: =If (A1>40,“Pass”, “Fail”)

Pass

Iferror( ): यदि error होगा तब पहला value देगा नही तो दूसरा value देगा।

Syntax: =Iferror(value1,value2)

Ex: =Iferror(25,0,” Not Divisible by Zero ”)

Answer= Not Divisible by Zero

Not( ): इसमें values false को true और true को false देता है।

Syntax: =Not(value)

Ex: =Not(12)

False

=Not(0)

True

Or( ): यह function true दिखाता है जब कोई भी एक condition सही है, और false जब सारे condition गलत है ।

Syntax: =or (Condition, Condition)

Ex: =OR(2>3,4>3,5>4)

True

True( ): Logical value true nsrk gSA

Syntax: =True( )

Ex: =True( )

True

Text Function:

Steps: Formula Tab > Function Library Group > Text Function

Char( ): इस function के द्वारा number को character value में convert करता है।

Syntax: =Char(number)

Ex: =Char(65)

Code( ): यह function character को Number code में दिखाता है।

Syntax: =Code(“character”)

Ex: =Code(“A”)

Concatenate( ): यह function दो या दो से अधिक string को जोडता है ।

Syntax: =Concatenate(“text1”,”text2”,”text3”)

Ex: =Concatenate(“MLC”,”Korba”)

MLCKorba

Dollor( ): इस function के द्वारा किसी भी number को dollar sign लगा देता है।

Syntax: =Dollar( )

Ex: =Dollar(25)

$25.00

Exact( ): इस function के द्वारा दो text या अधिक text को check करता है सभी text एक से है। ये case sensitive भी है। यदि एक text एक सा होगा तब true return करेगा।

Syntax: =Exact(“Text1”,”Text2”)

Ex: =Exact(“MLC”,” MLC”)

True

Ex: =Exact(“MLC”,” Mlc”)

False

Find( ): एक text से दूसरे text का पहला अक्षर ढूंढता है। और यह case sensitive है।

Syntax: =Find(”Text1”,”Text2)

Ex: =Find(“MLC”,”MLC”)

Fixed( ): इस function के द्वारा किसी भी number का जितने decimal place तक round off कर सकते है।

Syntax: =Fixed(number,decimal place)

Ex: =Fixed(25.234,2)

25.23

Left( ): यह function left side से दिये हुये String से दिये हुये number तक के character को बायीं ओर से दिखाता है ।

Syntax: =Left (“text”, No,)

Ex: =Left (“Computer”,4)

Comp

Len( ): यह function दिये हुये string में Number of characters को दिखाता है ।

Syntax: =Len(“text”)

Ex: =Len(“MLC Computer”)

Lower( ): इस function का use करके दिये हुये string (text) को Lower Case यानि Small Letter में बदलते हैं ।

Syntax: =Lower(“Text”)

Ex: =Lower (“MLC”)

mlc

Mid( ): इस function में दो Number दिये जाते हैं पहला जहां से शुरू करना है उसे दर्शाता है और दूसरा Number जहां तक जाना है उसे दर्शात है। Mid Function दिये हुयें String से पहले Number से दूसरे Number तक के character को दिखाता है ।

Syntax: =Mid(“text”,No1,No2)

Ex: =Mid(“MLC COMPUTER”,4,5)

COMP

Proper( ): यह function दिये हुये String के हर word के पहले अक्षर को Capital करता है और सभी को small में बदलता है ।

Syntax: =Proper(“String”)

Ex: =Proper(“mlc computer institute”)

Mlc Computer Institute

Replace( ): यह function दिये हुए string को दूसरे string में convert करता है।

Ex: =Replace(“MLC Computer”4,8,” INSTITUTE”)

MLC INSTITUTE

Rept( ): यह function दिये हुये text को निर्धारित Number तक repeat करता है

Syntax: =Rept(“text”, No.)

Ex: =Rept(“MLC ”,5)

MLC MLC MLC MLC MLC

Right( ): यह function दिये हुये String से दिये गये Number तक के character को दायी ओर से दिखाता है

Syntax: =Right(“text”, No.)

Ex: =Right(“Computer”,5)

puter

Search( ): इस function के द्वारा जिस character को ढूंढना है उसे देते है फिर String को देते है जिसमें से character ढूढना है और कहॉ से ढूढंना है वह number देते है।

Syntax: =Search(“Character”,”String”,number)

Ex: =Search(“m”,”Computer”,1)

Substitute( ): इस function के द्वारा जिस text में जो है उसके old text के बदले में new text replace कर सकते है। यह case sensitive है।

Syntax: =Substitute(“text”,”old text”,”new text”)

Ex: =Substitute(“MLC College”,”College”,”Institute”)

MLC Institute

T( ): इस function के द्वारा यदि text है तो text को print कर देगा अन्यथा कुछ print नही करेगा।

Syntax: =T(“Text”)

Ex: =T(“MLC”)

MLC =T(45) कुछ print नही करेगा।

Text( ): इस function के द्वारा value को text में convert करता है।

Syntax: =Text(Value,”text format”)

Ex: =Text(10,”X”)

Trim( ): इस function के द्वारा text के space को हटाता है।

Syntax: =Trim(” text”)

Ex: =Trim(“ Computer”) left hand side का space हटा देगा।

Computer

Upper( ):इस function का use करके दिये गये string(text) को Upper case यानि Capital Letter में बदलते हैं ।

Syntax: =Upper(“text”)

Ex: =Upper (“mlc”)

MLC

Date & Time Function:

Steps: Formula Tab > Function Library Group > Date & Time Function

Date( ): यह function Date को display करने के लिये use किया जाता है

Syntax: =Date(Year, Month, Day)

Ex: =Date(2016, 09, 25)

25/09/2016

Day( ): यह function दिये हुये date में से सिर्फ Day को दिखायेगा

Syntax: =Day(date(year, month, day))

Ex: = Day(date(2016/09/25))

Days360( ): यह function दिये हुये दो Date के बीच कितने दिन हुए है को दिखायेगा

Syntax: =Days360(startdate, enddate)

Ex: = Days360(date(2016,9,25,date(2016/12/25))

Hour( ): यह function दिये हुये time के घंटा को दिखायेगा

Syntax: =Hour(Now( ))

Ex: = Hour(Now( ))

Minute( ): यह function दिये हुये time का मिनट को दिखायेगा

Syntax: =Minute(Now( ))

Ex: = Minute(Now( ))

Month( ): यह function दिये हुये date में से सिर्फ Month को दिखायेगा

Syntax: =Month(Date(year, month, day))

Ex: =Month(Now( ))

=Month(date(2016,9,25))

Now( ): यह function system के current date और time को display करता है

Ex: =Now( )

25/09/2016, 10:15

Second( ): यह function दिये हुये time का सेकेंड को दिखायेगा

Syntax: =Second(Now( ))

Ex: = Second(Now( ))

Time( ): यह function Time को display करने के लिये use किया जाता है

Syntax: =Time(hh, mm, ss)

Ex: =Time(14,30,19)

2:30pm

Today( ): यह function date को display करने के लिये use किया जाता है

Syntax: =Today( )

Ex: =Today( )

2:30pm

WeekDay( ): यह function दिये हुये date में से week day को indicate करता है।

Syntax: =Weekday(Date(year, month, day))

Ex: =Weekday(Now( ))

7 (Saturday)

=Weekday(date(2016,4,2))

7 (Saturday)

WeekNum( ): यह function दिये हुये date में से total week indicate करता है।

Syntax: =WeekNum(Date(year, month, day))

Ex: =WeekNum(Now( ))

14 weeks

=WeekNum(date(2016,4,2))

14 weeks

Year( ): यह function दिये हुये date के सिर्फ Year को दिखायेगा

Syntax: =Year(Date(year, month, day))

Ex: =Year(Now( ))

2016

=Year(date(2016,9,25)

2016

Lookup & Reference Function:

Steps: Formula Tab > Function Library > Lookup & Reference Function

Address( ): यह function दिये हुये row and column का address को दिखायेगा

Syntax: =Address(row number, column number)

Ex: =Address(6,15)

$F$15

Areas( ): यह number of areas को दिखाता है। इसमें cell range या single cell का area दिखाता है।

Syntax: =Areas(cell range) or =Areas((cell range 1, cell range 2))

Ex: =Areas(E15:E18)

=Areas((E1:E18,A1:A10))

Choose( ): Index number के द्वारा list से किसी values को प्राप्त करना।

Syntax: =Choose(index number, value1, value2, value3,……)

Ex:

A B C

S.No.	Device	Quantity
1	CPU	5
2	Keyboard	10
3	Mouse	10
4	Cable	10
5	Hard Disk	10

=Choose(5,B2,B3,B4,B5,B6)

Hard Disk

=Sum(C2:Choose(5,C2,C3,C4,C5,C6)) यहॉ पर sum C2 से करेगा और C2 के 5 elements को जोड देगा।

यदि A1 cell में 1 लिखे फिर B1 में

=Choose(A1,“One”, ”Two”, ”Three”, ”Four”, ”Five”, ”Six”, ”Seven”, ”Eight”, ”Nine”, ”Ten”)

Answer One

Start>Excel>Alt+F11>Insert Menu> Module में निम्न code लिखेंगें

Opion Explicit

Function convertnumtoword(byval number)

Dim rupees, paise, temp

Dim decimalplace, count

Redim place(9) as string

Place(2)=”Thousand”

Place(3)=”Ten Thousand”

Place(4)=”Lakhs”

Place(5)=”Ten Lakhas”

Place(6)=”Crore”

Place(7)=”Ten Crore”

Place(8)=”Arab”

Place(9)=”Ten Arab”

Number=trim(str(number))

Decimalplace=instr(number,”.”)

If decimalplace>0 then

Paise=gettens(left(mid(number,decimalplace+1) & “00”,2))

Number=trim(left(number,decimalplace-1))

Endif

Count=1

Do while number<>” “

Temp=gethumdreds(right(number,3))

If temp<>” “ then

Rupees=temp &place(count) & rupees

If len(number)>3 then

Number=left(number,len(number)-3)

Else

Number=””

Endif

Count=count+1

Loop

Select case rupees

Case” “

Rupees=”No Rupees”

Case “One”

Rupees=”One”

Case else

Rupees=Rupees & “Rupees”

End select

Select case paise

Case “”

Paise=”and no paise”

Case “One”

Paise=”and one paise”

Case else

Paise=”and” & Paise& “Paise”

End select

Convertnumto word= Rupees & Paise

End function

Function gethundred(byval number)

Dim result as string

If val(number)=0 then exit function

Number=right(“0000” & number,3)

If mid(number1,1)<>0 then

Result=getdigit(mid(number,1,1))& “hundred”

End if

If mid (number,2,1)<> “0” then

Result=result &gettens(mid(number,3))

Else

Result=result & getdigit(mid(number,3))

Endif

Gethundred=result

Function gettens(Tenstext)

Dim result as string

Result=” ”

If val(left(tentext,1))=1 then

Select case val(tenstext)

Case 10: result=”Tens”

Case 11: result=”Eleven”

Case 12: result=”Twelve”

Case 13: result=”Thirteen “

Case 14: result=”Fourteen”

Case 15: result=”Fifteen”

Case 16: result=”Sixteen”

Case 17: result=”Seventeen”

Case 18: result=”Eighteen”

Case 19: result=”Ninteen”

Case else

End select

Else

Select case val(left(tentext,1))

Case 2: result=”Twenty”

Case 3: result=”Thirty”

Case 4: result=”Forty”

Case 5: result=”Fifty”

Case 6: result=”Sixty”

Case 7: result=”Seventy”

Case 8: result=”Eighty”

Case 9: result=”Ninety”

Case else

End select

Result=result & getdigit(right(tenstext,1)

Endif

Gettens=result

End function

Function getdigit(digit)

Select case val(digit)

Case 1: getdigit=”One”

Case 2: getdigit=”Two”

Case 3: getdigit=”Three”

Case 4: getdigit=”Four”

Case 5: getdigit=”Five”

Case 6: getdigit=”Six”

Case 7: getdigit=”Seven”

Case 8: getdigit=”Eight”

Case 9: getdigit=”Nine”

Case else: getdigit=” “

End select

End function

यदि A1 cell में 1257 लिखे फिर B1 में

=convertnumtoword(A1)

One Thousand Two Hundred Fifty Seven

Column( ): यह reference का ब column number दिखाता है।

Syntax: =Column(cell)

Ex: =Column(G2)

Column( ):यह array reference का columns का number दिखाता है।

Syntax: =Columns(array)

Ex: =Column(D1:F5)

HLookup( ): यह table के top row के arrays के values को दिखाता है।

S.no	Device	Quantity
1	CPU	5
2	Keyboard	10
3	Mouse	15
4	Cable	20
5	Hard Disk	25

Syntax: =HLookup(lookup values, table array, index number)

Ex: =HLookup(“Device”,A1:C6,3)

Keyboard

Ex. =HLookup(“Quantity”,A1:C6,3)

Index( ): Index particular row and Column का reference value को return करता है।

Syntax: =Index(Array, Row number, Column number)

Ex: =Index(A1:C6,4,2)

Mouse

Ex. =Index(A1:C6,3,2)

Keyboard

Indirect( ): यहॉ पर cell के reference को दर्षाता है।

इस example में E और F column में Data1 और Data2 लिये है यहॉ E cell में F2 का reference दिये है

E F

Data1	Data2
F2	30
F3	45
Gita	10
5	65

Syntax: =Indirect(Cell Address)

Ex: =Indirect($E$2)

30 यहॉ E2 column में F2 cell का value 30 है

VLookup( ): table array के first column से value search करेगा और table array के same row के दूसरे column से value return करेगा।

Quantity	Amount
5	20
10	40
15	25
20	27

Syntax: =VLookup(lookup value, table array, column index number)

Ex: =VLookup(20,A1:B5,2)

27 यहॉ पर lookup value 20 है table array A1 से B5 है और column index number 2)

Mathmatical & Trignomatrical

Steps: Formula Tab > Function Library Group > Math & Trig Function

Abs( ): Absolute value को return करता है बिना किसी sign के।

Syntax: =Abs(number with sign or with out sign)

Ex: =Abs(20)

Ex: =Abs(-20)

Ceiling( ): किसी भी number का integer part को round up उपर की ओर करता है उसके decimal place पर।

Syntax: =Ceiling(number, significance)

Ex: =Ceiling(20.99,1)

Ex: =Ceiling(20.99,2)

Cos( ): यह function दिये हुये Angle का cosine value दिखाता है।

Syntax: =Cos(Angle)

Ex: =Cos(Radians(60))

0.5

Degree( ): यह function दिये हुये radian को degree value में बदलता है।

Syntax: =Degree(Angle)

Ex: =Degree(50)

2864.789

Even( ): यह function दिये हुये number को even number में दिखाता है।

Syntax: =Even(number)

Ex: =Even(61)

Exp( ): यह function दिये हुये number का e(Exponent) का power दिखाता है।

Syntax: =Exp(Number)

Ex: =Exp(3)

20.08554

Fact( ): इस option का use करके Number के factorial को दिखाते हैं। Ex: 5 लेते है 1*2*3*4*5

Syntax: =Fact (No.)

Ex: =Fact(5)

120

Floor( ): किसी भी number का integer part को round up नीचे की ओर करता है उसके decimal place पर।

Syntax: =Floor(number, significance)

Ex: =Floor(27.99,1)

Ex: =Floor(27.99,2)

GCD( ): किसी भी number का Greatest Common Divisor को दिखाता है।

Syntax: =GCD(number, number,….)

Ex: =GCD(125,25,5)

Ex: =GCD(2,6,12)

Int( ):यह function Number के Integral part को दिखाता है।

Syntax: =Int(No.)

Ex: =Int(30.4)

Ex: = int(-40.5)

-41

LCM( ): किसी भी number का Least Common Multiple को दिखाता है।

Syntax: =LCM(number, number,…..)

Ex: =LCM(12,2,24)

Ln( ): किसी भी number का logarithm को दिखाता है।

Syntax: =Ln(number)

Ex: =Ln(45)

3.806662

Log( ):किसी भी number के bases logarithm को दिखाता है।

Syntax: =Log(number, base)

Ex: =Log(25,2)

4.643856

Ex: =Log(25)

1.39794

Mod( ): यह function Number को भाग करने पर शेषफल दिखाता है।

Syntax: =Mod(Number, divisible)

Ex: =Mod(11,3)

Odd( ): यह function Number को odd number में दिखाता है।

Syntax: =Odd(Number)

Ex: =Odd(14)

Pi( ): यह function PI की value 3.14159265358979 को दिखाता है।

Syntax: =Pi( )

Ex: =Pi( )

3.14159265358979

Power( ): यह function किसी Number के Power घातांक के प्रतिफल को दिखाता है

Syntax: =Power(Number1,Number2)

Ex: =Power(2,3)

Product( ): यह function किसी Number का गुणनफल को दिखाता है

Syntax: =Product(Number1,Number2,…)

Ex: =Product(12,3,3)

108

Quotient( ): यह function किसी Number को भाग देने पर भागफल को दिखाता है

Syntax: =Quotient(Number1,Number2)

Ex: =Quotient(12,3)

Rand( ): यह function किसी Number का 0 और 1 के बीच का value को दिखाता है। value change करने के लिये F9 press करते है।

Syntax: =Rand( )

Ex: =Rand( )

0.532197

Roman( ): यह function Number को Roman Number में बदलता है।

Syntax: =Roman (Number)

Ex: =Roman (50)

Round( ): यह function दिये हुये Number को निर्धारित Number of digit तक Round Up करता है।

Syntax: =Round(Number1, Number2)

Ex: =Round(345.678,2)

345.68

=Round(1343.6,-1)

1340

Sign( ): Sign function दिये हुये Number के Sign को बताता है यदि Number Positive होता है तो Answer 1 दिखाता है और यदि Number negative है तो Answer -1 दिखाता है और यदि Number 0 है तो Answer 0 दिखाता है।

Syntax: =Sign(Number)

Ex: =Sign(-40)

-1

Sin( ): यह function दिये हुये Angle का Sin value दिखाता है।

Syntax: =Sin(Angle)

Ex: =Sin(Radians (30))

0.5

Sqrt( ): यह function Number के वर्ग को दिखाता है।

Syntax: =Sqrt(Number)

Ex: =Sqrt(16)

Subtotal( ): यह function दिये हुये data list का Subtotal करता है

1 Average

2 Count

3 Counta

4 Max

5 Min

6 Product

7 Stdev

8 Stdevp

9 Sum

Syntax: =Subtotal(function name,reference1,reference2,….)

A B

12 14

20 22

Ex: =Subtotal(9,A1:B2) यहॉ 9 sum के लिये है।

Ex: =Subtotal(2,A1:B2) यहॉ 2 count के लिये है।

Sum( ): यह function दिये गये cell के range में Number को जोडता है ।

Syntax: =Sum(cell range)

A B C

14 10 11

12 10 9

Ex: =Sum(A1:C3)

=Sum(14,12,10,10,11,9)

SumIf( ): यह function दिये हुये cell के range में उन्हीं cell को जोडेगा जो कि दिये हुये condition को satisfy करेंगे।

Synatax: =Sumif(range, ”condition”)

A B C

14 10 11

12 10 9

Ex. =Sumif(A1:C2,”>10”)

37 यहॉ पर सभी number को जोडेगा सिर्फ 10 को छोड कर

Tan( ): यह function दिये हुये Angle का Tan Value दिखाता है

Syntax: =Tan(Angle)

Ex: =Tan(Radians(45))

STATISTICAL FUNCTION

Steps: Formula Tab > Function Library Group > Statistical Function

Average( ): यह दिये हुए Number या cell के Range के Average को दिखाता है

Syntax: = Average (Number)

Ex: =Average (2,4,6,8)

Count( ): यह function दिये हुये Range में Cell को गिनेगा जिसमें कोई नंबर होगा ।

Syntax: =Count(Range)

Ex:

A B C

14 10 11

12 10 9

Ex: =Count(A1:C3)

Countblank( ): यह function दिये हुये Range में से खाली cell को बतायेगा ।

Syntax: =Countblank(range)

Ex:

A B C

14 10 11

12 10

=Countblank(A1:C3)

CountIf( ): यह function, range में से उन्हीं cell को जोडेगा जो condition को satisfy करेंगा ।

Syntax: =CountIf(Range, “Condition”)

Ex:

A B C

14 10 11

12 10 9

=CountIf (A1:C3, “10”)

Two cells have 10 values.

Define Names Group:

Define Names: इसके द्वारा cell के range को नाम दे कर Formula में use किया जाता है।

A B C

Name Phy Chem

Atul 70 60

Vinay 75 56

Steps: Cell Pointer को B4 Cell esa Formula Tab > Define Names Group > Define Name > Name में Phy select कर ले > Refer to में B2:B3 select कर ले।

अब यदि Phy Column को जोडना हो तो

B4 Cell esa

=Sum(Phy)

145

Formula Auditing Group:

Steps: Formula Tab > Formula Auditing Group

Trace Precedent: यह option उस सारे cell को arrow से mark करेगा जिसे formula cell में use किया है।

Steps: Formula Tab > Formula Auditing Group > Cell pointer को formula cell में रखने के बाद > Trace Precedent

Trace Dependent: यह option उन सारे formula cell को mark करेगा जिनमें particular cell को use किया है ।

Steps: Formula Tab > Formula Auditing Group > Cell pointer को formula cell में नही रखना > Trace Dependent

Trace Error: यह option उस cell को arrows से mark नहीं करेगा। जिसके वजह से formula cell में गलती हुई है ।

Steps: Formula Tab > Formula Auditing Group > Trace Error

Remove All Arrows:इस option का use arrow को remove करने के लिये करते हैं।

Steps: Formula Tab > Formula Auditing Group > Remove All Arrows

Show Formula: इस option का use करने से जितने भी formula sheet में use है सब को दिखाता हैं।

Steps: Formula Tab > Formula Auditing Group > Show Formula

Calculation Group:

Steps: Formula Tab > Calculation Group

Calculation Now: यह option उस सारे cell का calculation को off कर देता है। By default ये on रहता है।

Steps: Formula Tab > Calculation Group > Calculation Now (Short cut key F9)

Calculate Sheet: यह option sheet के calculation को off कर देता है। By default ये on रहता है।

Steps: Formula Tab > Calculation Group > Calculate Sheet (Short cut key Shift+F9)

Data Tab:

Get External Data Group:

Steps: Data Tab > Get External Data Group

From Access: इस option के द्वारा Access के data को Excel sheet में ला सकते है।

Steps: Data Tab > Get External Data Group > From Access > Access के File को select करेंगे > तब Access का File Excel sheet में आ जायेगा।

इसी तरह से From Web/From Text/From other source से भी data को लाया जा सकता है।

Connection Group:

Steps: Data Tab > Connection Group

Referesh All: Data Source से उपलब्ध work book के सारे information को update करता है।

Steps: Data Tab > Connection Group > Referesh All (Ctrl+Alt+F5)

Sort & Filter Group:

Steps: Data Tab > Sort & Filter Group

Sort:इस option के द्वारा data का बहुत तरीके से sorting कर सकते है।

Steps: Data Tab > Sort & Filter Group > Sort

Filter: इस option के द्वारा cell का Filtering कर सकते है। एक बार filter on होने के बाद column में arrow का निषान आ जाता है। अब किसी भी column का data filter कर सकते है।

Steps: Data Tab > Sort & Filter Group > Filter (short cut key Ctrl+Shifl+L)

Advance Filter:इस option के द्वारा condition के आधार पर Filtering कर सकते है।

Steps: Data Tab > Sort & Filter Group > Advance Filter

यहॉ total मे 300 से ज्यादा वाले record को दिखा रहा है।

Data Tools Group:

Text to Column: इस option के द्वारा यदि एक ही cell में comma लगा कर लिख दिये तो इसे separate cell में डाल सकते है।

cell में First, Second, Third लिख ले।

Steps: Data Tab > Data Tools Group > Text to Column > Dialog box > Delimit radio button click > Next Check Comma > Finish

Remove Duplicate Values: इस option के द्वारा selected data में कोई duplicate values होगा उसे delete कर देगा।

Quantity	Amount	Total
5	20	100
15	25	375
10	40	400
20	27	540
5	20	100

यहॉ first and last line में duplicate record है तब last line को delete कर देगा।

Steps: Data Tab > Data Tools Group > Remove Duplicate Values > Dialog box > Ok

Drop Down List: इस option के द्वारा selected data list से मनचाहा data ला सकते है।

Steps: सबसे पहले January February……. लिख लेते है फिर list को select कर right click करते है > Name a range में month लिख देते

अब drop down list के लिये cell को select करते है

Data Tab > Data Tools Group > Data Validation > Data Validation > Dialog box > Setting Tab > List में Ignore Blank Cell-In Drop Down को Check करेंगे > Source में =Month लिखेंगे

Error Alert > Tittle esa Month > Error Message में Entered Month

Data Validation: इस option के द्वारा selected data में यदि marks 40 और 100 के बीच देना है और error message भी दे सकते है।

Data Tab > Data Tools Group > Data Validation > Data Validation > Dialog box > Setting Tab > Whole Number > Minimum 40 > Maximum 100 > Input Message Tab > Title में Warning > Input Message में Entered marks between 40 to 100

Error Alert > Tittle में error > Error Message में Wrong Entry

Example 2

यदि हमें Course को drop down list बनाना है तो सबसे पहले थोडे दूर के cell में List cनायेंगे

यदि अब course के नीचे cell pointer रखेंगे और पूरे को select करेंगे

अब Data > Data Validation> Data Validation >एक Dialogue Box आयेगा उसके setting tab ही खुलेगा वहॉ allow में list select करना

अब M column में जो list है उसे पूरा select करेंगे तो $M:$M आ जायेंगा अब ok पर click करेंगे

अब list drop down में आ जायेगाA

Circle Invalid Data: इस option के द्वारा यदि invalid data entered है तो उसे red circle से mark कर देता है।

Steps: Data Tab > Data Tools Group > Data Validation > Circle Invalid Data

Clear Validation Circle इस option के द्वारा यदि invalid data entered red circle को clear कर देता है।

Steps: Data Tab > Data Tools Group > Data Validation > Circle Validation Clear

Consolidate: इसका use एक जैसे table को जोडने के लिये करते हैं। इसके द्वारा table के cell के value का average, sum, maximum, minimum निकाल सकते हैं।

Steps: दो sheet में table को insert करे > तीसरे sheet पर cursor रखे > Data Tab > Data Tools Group > Consolidate > Dialog Box आयेगा > Function में sum select करे > पिछले sheet का reference दे (Sheet1) में जाकर data को mouse से पूरा select करे > add button पर click करे >दूसरे sheet का reference दे (sheet 2) > add button में जाकर data को mouse से पूरा select करें) > add button पर click करे > top row, left columns check box को > OK पर करे click करे।

Sheet 1

Sheet 2

Sheet 3

What If Analysis:

Scenario Manager: इसके द्वारा अलग अलग group के values को create और save कर सकते है। और इनके बीच में जा सकते है।

Steps: Cursor को Formula cell पर रखियें > Data Tab > Data Tools Group > What if Analysis > Scenarios Manager > Dialog box >से add button पर click > add scenarios box में scenarios का नाम लिखो > by changing cell box में cell का reference add कीजिये > OK scenarios value box में value > add> OK> summary>Click

Goal Seek: इस option का use किसी दिये गये formula cell में मन चाहें value प्राप्त करने के लिये किया जाता है। इसके लिये formula cell के किसी एक आधारित cell की value को change करना होता है ।

Steps: Cursor को Formula Cell पर रखें > Data Tab > Data Tools > What If Analysis > Goalseek > Set Cell में Formula Cell कों रखें > To Value में उस cell का value दे 111 को 150 करना > By Changing Cell B2 ले लिये > Ok

Data Table: Data Table का use बहुत सारे values को साथ निकालने के लिये करते हैं

C2 esa =PMT(B3/12,B4,-B5)

अब D2 में 200 और E2 में 400 लिखे। C3 ,C4, C5 में अलग अलग rate लिखे

अब C2 से E5 तक Select करे

फिर Data Tab > Data Tools Group > What if Analysis > Data Table > Dialog Box > Row input Cell B4 > Column Input Cell B3 > Ok

A Multiplication table is a two variable data table (row and column)

1 Set up a worksheet with the following structure

1 1

2 1

3 =A1*A2

2 Enter a row of values from 3 to the right for ex. 1-10

3 Enter a column of values from A4 down for ex 1-10

4 Select all cells in the range except cells A1 & A2

5 On Data Tab > Data Tools Group > What if Analysis > Data Table >Row Input Cell box enter A1 > Column Input Cell enter A2 > Ok

Out Line Group

Group: इसमें Data का grouping बना लेते है।

Steps: Data Tab > Outline Group > Group > Group > Dialog Box > Row or Column (Shift+Alt+Right Arrow) इसमें Data का grouping को ungroup किया जाता है।

Steps: Data Tab > Outline Group > Group > UnGroup > Dialog Box > Row or Column (Shift+Alt+Left Arrow)

Subtotal: दो एक जैसे record का subtotal कर सकते है। पहले sort कर ले। बहुत सारे row का subtotal कर सकते है।

Steps: Data Tab > Outline Group > Subtotal > Dialog Box

Review Tab:

Proofing Group:

Spelling:इसमें Document के text का grammar & spelling को check करता है।

Steps: Review Tab > Proofing Group > Spelling (Short Cut F7)

Research: इसमें research task pane के द्वारा कुछ material जैसे dictionary, encyclopedias and translation service प्रदान करता है।

Steps: Review Tab > Proofing Group > Research (Short Cut Alt + Click)

Thesaurus: Thesaurus के द्वारा किसी भी षब्द का सामानार्थी षब्द बताता है।

Steps: Reviev Tab > Proofing Group > Thesaurus

Translate:इस option के द्वारा किसी भी दूसरे भाशा में translate करता है।

Steps: Review Tab > Proofing Group > Translate

Comments Group:

New Comment: इस option के द्वारा किसी भी cell में comments लिख सकते है।

Steps: Review Tab > Proofing Group > Comments > comments लिख दे

Delete: इस option के द्वारा किसी भी cell में लिखे c को delete कर सकते है।

Steps: Review Tab > Proofing Group > Delete

Previous: इस option के द्वारा किसी भी cell में लिखे पहले वाले comments को देख सकते है।

Steps: Review Tab > Proofing Group > Previous

Next: इस option के द्वारा किसी भी cell में लिखे बाद वाले comments को देख सकते है।

Steps: Review Tab > Proofing Group > Next

Changes Group:

Protect Sheet: इस option के द्वारा किसी भी sheet को password डाल कर protect कर सकते है ताकि कोई sheet में editing न कर सके।

Steps: Reviev Tab > Changes Group > Protect Sheet > Dialog Box > Password > Ok

नोट इस option का use नही करना चाहिये या password याद रखना होगा।

Protect Work Book:इस option के द्वारा work book को Protect कर कर सकते है।

Steps: Review Tab > Changes Group > Protect Work book > Restricted/Unrestricted option

Share Work Book: इस option के द्वारा एक ही समय पर एक ही workbook पर काम करने की अनुमति प्रदान कर सकता है।

Steps: Review Tab > Changes Group > Share Workbook > Dialog Box > Allow changes by more than one user > Ok

Track Changes: इस option के द्वारा document में deleting, formatting आदि के change होने पर user को पता चल जायेगा।

Step: Reviev Tab > Changes Group > Track Changes > High light Changes > Dialog Box > Track Changes while Editing check > When Who Where > Ok

View Tab:

Workbook Views Group:

5 तरह के view है

1 Normal: इस option के द्वारा Sheet को normal view में दिखाता है।

Steps: View Tab > Workbook Views Group > Normal

2 Page Layout:इस option के द्वारा Sheet का कैसा print होगा उसे देख सकते है कैसा page का षुरु और अंत दिखेगा और page का header footer कहॉ आयेगा वो सारा देख सकते है। Steps: View Tab > Workbook Views Group > Page Layout

3 Page Break Preview: इस option के द्वारा Sheet का page print के समय कहॉ break होगा उसे देख सकते है।

Steps: View Tab > Workbook Views Group > Page Break Preview

4 Custom View: इस option के द्वारा Sheet का एक हिस्सा print कर सकते है और देख भी सकते है।

Steps: View Tab > Workbook Views Group > पहले select करते है > Custom View > Dialog box > Add Button > Name (a) > Ok

5 Full Screen: इस option के द्वारा Sheet को Full Screen mode में देख सकते है। वापस आने के लिये Esc key दबाये।

Steps: View Tab > Workbook Views Group > Full Screen

Show/Hide Group:

Ruler: इस option के द्वारा Sheet का Ruler को On कर सकते है। इस option का use Page Layout View में कर सकते हैं।

Steps: View Tab > Show/Hide Group > Ruler On/Off

Gridline: इस option के द्वारा Sheet के बीच में Rows और Column के बीच के लाइन को दर्षाता है। इसमें Print के लिये Print option भी Active होना चाहिये।

Steps: View Tab > Show/Hide Group > Gridline On/Off

Message Bar: इस option के द्वारा Sheet में Formula Bar के उपर Message Bar On होने पर दर्षाता है।

Steps: View Tab > Show/Hide Group > Message Bar On/Off

Formula Bar: इस option के द्वारा Sheet में Formula Bar को On होने पर दर्षाता है।

Steps: View Tab > Show/Hide Group > Formula Bar On/Off

Heading: इस option के द्वारा Sheet में row और column heading को दर्षाता है। रो हेडिंग रो number(1,2,3…) को दिखाता है। और कॉलम हेडिंग में कॉलम number(A,B,C….) को दिखाता है।

Steps: View Tab > Show/Hide Group > Heading On/Off

Zoom Group:

Zoom: इस option के द्वारा Sheet र्कों Zoom कर सकते है। 200% तक zoom कर सकते है।

Steps: View Tab > Zoom Group > Zoom

100%: इस option के द्वारा Sheet कों Normal size का 100% तक zoom कर सकते है।

Steps: View Tab > Zoom Group > 100%

Zoom to Selection: इस option के द्वारा एक निष्चित जगह को zoom कर सकते है।

Steps: View Tab > Zoom Group > Zoom to Selection

Windows Group:

New Window: इस option के द्वारा नया विंडो खुलेगा और पुराना वाला भी खुला रहेगा।

Steps: View Tab > Windows Group > New Window

Arrange All: इस option के द्वारा एक्टिव सारे workbook को arrange करता है। ये 4 प्रकार के होते है।

1 Title

2 Horizontal

3 Vertical

4 Cascade

Steps: View Tab > Windows Group > Arrange all > Dialogue Box > Title/ Horizontal/ Vertical /Cascade

Freez Panes: इस option के द्वारा sheet के एक भाग को स्थिर रखते तथा बाकी को scroll कर सकते है। जहॉ से Scroll करना हो उसके नीचे में cell pointer को रख कर freeze pane option को active करते है।

Steps: View Tab > Windows Group > Heading के नीचे cell pointer को रखेगें > Freeze Panes > Freeze Panes

Split:इस option के द्वारा sheet को कई भाग में बॉट सकते है।

Steps: View Tab > Windows Group > Split On/Off

Hide: इस option के द्वारा current window को hide छुपा देता है।

Steps: View Tab > Windows Group > Hide

UnHide: इस option के द्वारा hide किये हुए window को unhide करता है।

Steps: View Tab > Windows Group > Unhide

View Side by Side: इस option के द्वारा दो खुले हुए worksheet को side by side उसके content को compare कर सकते है।

Steps: View Tab > Windows Group > View Side by Side

Save Workspace: इस option के द्वारा दो या दो से अधिक खुले हुए workbook को एक ही file में save कर सकते है।

Steps: दो या दो से अधिक file (Ex1 Ex2 )को open करते है इसे close नही करना > View Tab > Save Workspace Group > Save Workspace > Save करे Name of File (Ex3) > अब सारे खुले हुए file को close कर देगें > अब Ex3 file को खोलेंगे तो Ex1 और Ex2 दोनो File खुल जायेगा।

Save As Workspace- इस option का use करके बहुत सारे files को एक file में store कर सकते हैं और जब हम उस file को open करते है तब उस workspace में save की गई सारी files अपने आप खुल जाते है ।

Steps-Create two or more than two files> save it, don’t close the files

View Tab>Window Group> Save Workspace> give the File Name> Save (.xlw)

Close all files

File Tab> open> choose the file name (.xlw)> Ok.

Switch Windows: इस option के द्वारा सारे खुले हुए workbook में Switch कर सकते है।

Steps: View Tab > Windows Group > Switch Windows

Macros Group:

Macros: इस option के द्वारा सारे कार्य को record कर सकते है।

Record Macros:

Steps: View Tab > Windows Group > Macros > Record Macros > Dialogue Box > Macro Name > Ok > जो record करना है करते जायेंगे > Macros > Stop Recording

View Macros:इस option के द्वारा record macros को run कर सकते है।

Steps: View Tab > Windows Group > Macros > View Macros > Run > Ok

Some Short Cut Function

· Ctrl + Shift+: = Correct Time

· Ctrl +: = Correct Date

· Ctrl +Spacebar = Highlight Column

· Shift+Spacebar = Highlight Row

· Ctrl+) = Remove Column

· Ctrl+ ( = Remove Row

· Alt+Enter = Enter New Cell

· Ctrl+~ = Show/Hide Formulae

· F2 = Edit the selected cell

· F3 = after a name has been created, F3 will pressed

· F4 = Repeat last Action

· F5 = Goto specific cell

· F11 = Created chart from selected data

· Alt+Shift+F1 = Insert new worksheet

· Shift+F3 = Open the Excel formula window

· Shift+F5 = Bring up search box

Ctrl+1 = Open the format cells window

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शनिवार, 21 मई 2022

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